Інвентаризаційний опис порівняльна відомість зразок заповнення. Порівняльна відомість. Призначення і правила складання документа. Зразок заповнення відомості розбіжностей за результатами інвентаризації ТМЦ

Будь-яка організація проводить з певною періодичністю інвентаризацію з метою обліку та перевірки ТМЦ, основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів (НМА), що стоять на обліку. За результатами такої перевірки складається порівняльна відомість, якщо в ході роботи були виявлені розбіжності з тим, що було раніше написано на папері, і тим, що є по факту.

Існує кілька типових форм таких відомостей:

  • Інв-18 (відображається різниця по ОС і НМА);
  • Інв-19 (в неї записуються відхилення від фактичних даних по ТМЦ).

Уже в кінці року для відображення результатів перевірок за весь звітний період використовують порівняльні відомості з інвентаризації форми інв-26.

Ще до моменту заповнення відомостей відповідальна особа повинна переконатися, що всі дані і підрахунки були вірні. Тільки після ретельної перевірки складаються порівняльні відомості і підводяться підсумки інвентаризації.

Ці форми документів потрібні для порівняння отриманих фактичних показників з даними, прописаними в бухгалтерській документації. Заповнення порівнювальної відомості по інвентаризації проводиться з урахуванням ряду специфічних особливостей.

Навіть невеликі розбіжності в ТМЦ або ОС підлягають відображенню в інвентаризаційних актах. Додатково складаються бухгалтерські довідки, де вказуються причини появи нестач. Від цього залежать напряму списань, це можуть бути:

  • розкрадання;
  • недостачі;
  • надзвичайні ситуації (наприклад, стихійні лиха);
  • псування цінностей через недбалість відповідальних осіб.

Посадові особи не завжди знають, як заповнити слічітельнуювідомість правильно, відповідно до наявних вимог. В обов'язковому порядку потрібно враховувати наступні фактори:

  • різниці в сумах, причиною яких стала пересортиця;
  • пересортиця ТМЦ.

Під пересортицею розуміється невірний облік товарів будь-якого сорту через неправильне віднесення до одного з сортів. Більш докладно про те, що таке пересорт товару, можна прочитати в.

Складання порівнювальних відомостей по інвентаризації передбачає необхідність подальшого списання понесених втрат в допустимих межах (межах природного убутку).

Утворилися в ході перевірки надлишки або недостачі вказуються в порівняльних відомостях так, як вони були оцінені і відображені в бухгалтерському обліку.

На особливу увагу заслуговує порядок складання порівнювальних відомостей. Організація, точніше відповідальна особа, може використовувати єдині регістри, де всі показники по описам інвентаризації та порівняльні відомості об'єднані. Складаються вони і в тому випадку, якщо об'єкти інвентаризації не перебувають у власності підприємства, але значаться в бухгалтерському обліку. Це можуть бути:

  • цінності, передані на зберігання;
  • орендовані цінності;
  • товари, матеріали, передані в організацію для їх подальшої переробки та використання.

В ході перевірки складається довідка про результати інвентаризаційної перевірки. Вона передається власникам цінностей разом з копією опису.

Всі порівняльні відомості можуть бути заповнені в електронному вигляді або від руки. Особливості обох порівнювальних відомостей розглянемо більш докладно.

Інв-19 (порівняльна відомість результатів інвентаризації ТМЦ): бланк і зразок

Однією з форм порівнювальних відомостей, що складаються за підсумками перевірки, є порівняльна відомість результатів інвентаризації ТМЦ, зразок якої дозволить правильно внести всі дані в бланк документа. Вона необхідна для відображення надлишок і нестач ТМЦ.

До товарно-матеріальних цінностей відносять такі об'єкти:

  • витратні матеріали;
  • готову продукцію;
  • товари;
  • інші об'єкти, що відносяться до цінностей підприємства.

В ході перевірки вся інформація записується в спеціальну опис інв-3, тільки в кінці інвентаризації використовується порівняльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей. Вона необхідна для відображення виявлених нестач і надлишків за цією категорією.

Склад інв-19

Цей документ складається з 3 сторінок. Перша містить у собі інформацію про підприємство та відповідальну особу. В обов'язковому порядку тут вписується наступна інформація:

  • назва компанії;
  • назва розглянутого підрозділи (наприклад, склад №4, якщо такого немає, ставиться прочерк в цій графі інв-19);
  • номер наказу про проведення інвентаризаційних заходів;
  • коли була проведена перевірка (вписується в форматі xx.yy.zzzz);
  • строки проведення;
  • номер самого документа;
  • дата внесення інформації (все в тому ж форматі);
  • інформація про посадових осіб (прописуються назви їхніх посад і ПІБ повністю).

Тільки при наявності всіх перерахованих реквізитів порівняльна відомість результатів інвентаризації ТМЦ, точніше її головна сторінка вважається повністю заповненою. Після цього можна приступати до заповнення двох інших сторінок, що містять відомості про недостачі та надлишки. Вся отримана в ході перевірки інформація записується в спеціальну таблицю, що дозволяє наочно виявити всі невідповідності.

Бланк документа інв-19: особливості заповнення

В ході заповнення документа у відповідальної особи можуть виникати різні питання. До початку інвентаризації необхідно завантажити бланк порівнювальної відомості інв-19, вивчити особливості її заповнення.

Якщо в організації є ТМЦ, прийняті в організації для зберігання, то інформація по ним відображається в формі інв-5, а після складається додаткова порівняльна відомість.

На другий і третій сторінках інв-19 розташовується таблиця, куди вносять дані про всі ТМЦ, за якими фактичні і облікові показники не відповідають. Приклад заповнення інв-19 допоможе розібратися з тим, як правильно відображати інформацію в документі.

По кожному об'єкту ТМЦ може бути внесена наступна інформація:

  • використовувана в обліку одиниця виміру (в тому числі вказується і код цінностей відповідно до ОКЕІ);
  • інвентарний номер;
  • номер паспорта (вказується тільки для тих цінностей, в складі яких є дорогоцінні метали, в бланку інв-19 йому відповідає графа 7);
  • надлишки і недостачі (із зазначенням кількості і сум).

За звірку даних у відомості відповідає працівник бухгалтерії. Уточнююча інформація про надлишки і недостачі заноситься до граф з 12 по 17. Якщо якісь надлишки використовуються для покриття утворилися нестач (пересортиця), то дані по ним відображаються в графах 18-20, а про недостачі - з 21 по 23. Зразок заповнення інв-19 дозволить внести всю інформацію в потрібні графи.

Підсумкові дані про надлишки вносяться в наступні графи:

  • 24 показує кількість надлишків;
  • 25 відображає загальну суму надлишків;
  • 26 містить номер рахунку для оприбуткування.

Графи з 27 по 32 використовуються для відображення даних щодо недостач. Туди вноситься інформація про кількість і суми.

Коли вся інформація по надлишки і нестачі цінностей буде внесена в таблицю, підводиться підсумковий підрахунок за кількістю та сумами. Бланк порівнювальної відомості товарно-матеріальних цінностей вже містить відповідні осередки, потрібно тільки внести інформацію в них.

В самому кінці вноситься інформація про особу, заповнити відомість, і тих, хто виступав в якості матеріально-відповідальної особи (МВО) за вказаними цінностям. Ставлячи свій підпис у документі, МОЛ підтверджують отримані дані.

Закон не зобов'язує підприємства використовувати уніфіковану форму інв-19, скачати бланк якої можна за кілька секунд. Організації можуть скласти свій текст документа і застосовувати його.

Бланк форми інв 19

Бланк порівнювальної відомості результатів інвентаризації ТМЦ.

Зразок заповнення форми інв 19

Зразок порівнювальної відомості результатів інвентаризації ТМЦ.

Інв-18 (порівняльна відомість результатів інвентаризації основних засобів): бланк і зразок

Для обліку і фіксації нестач і надлишків основних засобів використовується особлива форма - інв-18. Коли всі фактичні дані отримані, їх звіряють з даними бухобліку. У формі міститься інформація про надлишки і недостачі по основних засобів (ОС) і нематеріальних активів (НМА).

Цей документ складається з 2 сторінок. Головна сторінка заповнюється точно так, як і в випадку з відомістю інв-19. Порівняльна відомість результатів інвентаризації основних засобів відрізняється від форми для ТМЦ другий сторінкою, виконаної в табличній формі.

Порядок заповнення інв-18

Всього таблиця інв-18 має 11 граф. У них міститься інформація про тих ОС або НМА, за якими фактичні дані не збіглися з обліковими. Кожен тип об'єкта повинен бути внесений в окремий рядок. Щоб не заплутатися, можна використовувати зразок заповнення інв-18. У документі вказуються такі дані:

  • номер типу об'єкта по порядку;
  • найменування об'єкта і найбільш важлива інформація про нього;
  • терміни оренди і найменування орендодавця (ця графа заповнюється, якщо майно не є власністю організації, а було взято їм в оренду, якщо майно знаходиться у власності, то проставляється прочерк);
  • паспортний, інвентарний і заводський номери об'єкта (зразок заповнення порівнювальної відомості інв-18 показує, що в разі відсутності номера паспорта у відповідній клітинці проставляється прочерк);
  • інформацію про наявні надлишки і утворилися недостачі (їх кількісному обсязі і загальній сумі вартості).

В кінці документа є підсумковий рядок, куди вносяться узагальнені дані (кількість і загальна сума утворилися надлишків і недостач). Можна завантажити бланк форми інв-18 і подивитися, як вносити цю інформацію.

Обов'язково проставляється посаду і ПІБ відповідального за заповнення відомості особи. Зазвичай їм виступає співробітник бухгалтерії. Для створення порівнювальної відомості він використовує інвентаризаційний опис інв-1. Тільки після ретельної перевірки документа відповідальна особа підписує слічітельнуювідомість інвентаризації основних засобів (ОС).

Бухгалтер - не єдине особа, яка підписує відомість. Свій підпис ставлять всі працівники, які виступають МОЛ за вказаними в документі позиціях. Підписуючи папір, вони погоджуються з отриманими результатами і беруть на себе відповідальність за недостачі, якщо це необхідно. Таких працівників може бути кілька. Всіма ними підписується порівняльна відомість ОС.

Після заповнення всіх відомостей використовується форма інв-26, в якій відображаються остаточні результати проведеної перевірки.

Бланк форми інв 18

Бланк порівнювальної відомості результатів інвентаризації основних засобів.

Зразок заповнення форми інв 18

Зразок порівнювальної відомості результатів інвентаризації основних засобів.

Дані, отримані в результаті проведення перевірки товарно-матеріальних цінностей, вказуються в порівнювальної відомості (форма інв-19).

Завдання інвентаризації ТМЦ зводиться до підрахунку кількості таких об'єктів як товари, готова продукція, наявні матеріали та інших об'єктів, що вважаються цінностями організації. Протягом перевірки вся інформація заноситься в форму до опису (форма інв-3).

У цю опис вноситься вся інформація і облікові дані про об'єкти, які відносяться до ТМЦ. Якщо були виявлені невідповідності, то їх треба обов'язково згадати в порівнювальної відомості.

При перевірці основних засобів і нематеріальних активів готується інша відомість ().

Для ТМЦ необхідно оформити відомість за формою інв-19

Зразок заповнення порівнювальної відомості за формою інв-19

  • На головній сторінці документа необхідно прописати:
    • найменування підприємства;
    • найменування підрозділу;
    • порядковий номер наказу про інвентаризацію;
    • дату проведення перевірки;
    • терміни здійснення інвентаризації;
    • порядковий номер відомості;
    • дату заповнення відомості;
    • ПІБ відповідальних осіб і займані ними посади.
  • На двох наступних сторінках розташовується таблиця, в яку заносяться дані про ТМЦ, за якими виявлені невідповідності.
  • Якщо є якісь ТМЦ, які підприємство прийняло на зберігання, то вони вносяться до опису (форма інв-5) і на них заповнюється ще одна порівняльна відомість.
  • У таблиці фіксується інформація про всі товари, об'єктах готової продукції і матеріалах, і інших ТМЦ, в кількості яких не співпали фактичні і наведені раніше облікові показники.
  • В опис кожного об'єкта ТМЦ входить:
    • одиниця виміру (сюди входить і код за ОКЕІ);
    • присвоєний інвентарний номер і номер паспорта (якщо ТМЦ містить дорогоцінні метали);
    • надлишки (графа 8 і графа 9);
    • недостача (графа 10 і графа 11).
  • Даний документ оформляє співробітник бухгалтерії, який здійснює звірку даних в обліку. Інформація про надлишки вноситься до графи 12, 13, 14. Уточнення про недостачу в графу 15, 16, 17.
  • Показання по лишків, врахованим як покриття нестач, вказуються в графах 18, 19, 20.
  • Показання по недостачу - у графах 21, 22, 23.
  • Підсумкові показання за кількістю надлишків і грошовій сумі, які виявилися згідно з результатами перевірки, вносяться до граф 24-25.
  • Графа 26 призначена для вказівки номера рахунку, на який будуть оприбутковані надлишки.
  • Решта графи заповнюються інформацією про наявну підсумкової недостачу.
  • Після підбиття підсумків за даними на другий і третій сторінок підводиться підсумок по всій таблиці.
  • В кінці порівнювальної відомості підписується працівник бухгалтерії, який її заповнив і особи, які є матеріально-відповідальними, погоджуючись отриманими результатами.

Дана уніфікована форма для порівнювальної відомості не є обов'язковою. Можна підготувати свою власну форму для внесення подібних даних.

Організації будь-якого типу повинні проводити процедуру інвентаризації на регулярній основі для того, щоб стежити за наявністю і станом ТМЦ, основних засобів і НМА (нематеріальних активів). У тих випадках, коли перевірка виявляє наявність невідповідності в ході проведених заходів, встановити розбіжність допомагає порівняльна відомість.

необхідність

Уповноважена особа, перш ніж складати такий документ, має дуже уважно перевірити всі дані і розрахунки, які були зібрані і вирахувані, після чого скликана комісія підводить підсумки і завершує процес інвентаризації.

Відомість такого характеру потрібна для того, щоб виявити і відобразити ті розбіжності, які існують між бухгалтерськими документами, звітністю та реальним станом майна підприємства (наявність, відсутність ресурсів і т.д.).

Навіть невеликі відмінності в складі ТМЦ або ОС підлягають відображенню в сличительная акті в обов'язковому порядку. В якості пояснення складають спеціальні довідки бухгалтерського характеру, в яких йдеться про причини виникнення нестиковки, тому що це важливо для проведення процедури щодо списання цих об'єктів.

причини:

  1. Розкрадання в незначних і значних розмірах.
  2. Недостача матеріально-виробничих запасів, устаткування або товарів.
  3. Втрати, понесені через виникнення НП або лиха стихійного характеру.
  4. Збиток, нанесений майну особами, відповідальними за їх експлуатацію.

Не всі посадові особи володіють знаннями для заповнення відомості, які встановлюються відповідними вимогами. Однак, слід пам'ятати про основні чинники:

  1. Різниці, яка була виявлена \u200b\u200bв сумах в ході перевірки.
  2. , Яка з'явилася в ТМЦ.

Пересортиця - це помилка при класифікації товару або матеріалу, через яку він був віднесений до невірної групі.

Після того як порівняльна відомість буде складена, необхідно все збитки списати в межах, передбачених обліковою політикою організації. Якщо в ході перевірки було виявлено а чи виявлений надлишок, то їх відображають у відомості, так як вони вказувалися і розраховувалися в бухгалтерській звітності.

організація може використовувати єдині регістри, В яких параметри проведеної інвентаризації і дані з порівнювальної відомості об'єднані. Це відбувається тоді, коли об'єкти процедури не належать по праву власності підприємству, але відображаються в БО.

Такими об'єктами можуть стати:

  1. Речі цінного характеру, які були передані на зберігання.
  2. Цінності, що знаходяться в оренді.
  3. , Товари, які були віддані підприємству на переробки та використання.

У процесі інвентаризації відбувається складання довідкового документа для передачі його власникам майна.

Для грамотного складання порівнювальної відомості відповідальна особа, уповноважена її складати, повинно мати уявлення про основну термінології процесу.

Основні поняття:

  1. інвентаризація - перевірка і облік знаходиться в користуванні організації майна і фінансових зобов'язань.
  2. майном компанії називається те, що знаходиться у власності фірми, не залежно від участі у виробничому процесі або господарського життя.
  3. Основні засоби - це майно, безпосередньо задіяне у виробничому процесі, спрямоване на випуск цінних товарів і приносить організації економічну вигоду. На законодавчому рівні закріплено обов'язок фірм перевіряти стан ОС шляхом проведення регулярних, прописаних облікової політикою перевірок.
  4. Активи нематеріального типу - права на інтелектуальну власність, на яку є ліцензія, а також права і досягнення на якесь винахід або відкриття. Також сюди відносяться вкладення грошового характеру - інвестиції. Перевірка НМА закріплена законодавством РФ і є обов'язковою.
  5. ТМЦ - майно підприємства, метою експлуатації якого стає отримання прибутку.
  6. Розрахунки з контрагентами - відрахування будь-якого типу.
  7. Резерви, які з'являться в зв'язку з майбутніми витратами підприємства - це певна сума грошових коштів, яка представляє собою резервний фонд у випадках, коли це стане необхідно.

Цілі заповнення і складання порівнювальної відомості:

  1. Вона не дозволить допустити помилок при проведенні процедури та інших ресурсів підприємства.
  2. Це відмінний спосіб зібрати точні відомості і систематизувати наявну інформацію про ОС та іншої власності, які належать організації.

Грунтуючись на отриманих даних, фірма може розробити стратегічний план щодо вдосконалення системи господарювання, виробництва і економічної політики. Отримані в ході перевірок дані можуть використовуватися не тільки у внутрішніх справах підприємства і камеральних перевірок, але і для надання з метою ознайомлення інвесторам і засновникам.

За допомогою порівнювальної відомості отримують максимально достовірні та найбільш точні відомості про фінансовий стан організації.

Складання документації про інвентаризацію регулюється законодавчими актами РФ. Найбільш важливим з них є Наказ Мінфіну РФ №49 від 13.06.1995. Він складається з:

  1. Основних положень і понять.
  2. Правил, якими потрібно керуватися при проведенні процедури.
  3. Зводу правил для здійснення інвентаризації деяких окремих типів діяльності організації або при оцінці майна (ОС, НМА і матеріальних активів, сільськогосподарського призначення, тварини і т.д.).
  4. Заповнення порівнювальної відомості.
  5. Як правильно виконувати інвентаризаційну процедуру і коректно заповнити всю документацію.

До складу акту входить великий перелік програм, Який необхідно знати. Перелік:

  • вимоги до формату складання;
  • порядок заповнення книги регулювання про дотримання наказів, що стосуються проведення інвентаризації;
  • затверджується форма бланка акта відомості;
  • відомості про зміст книги контролю;
  • відомість, заповнена відомостями, отриманими в результаті проведення процедури;
  • процес проведення оцінки та обліку ОС;
  • опис ТМЦ;
  • порядок складання акта про облік вже відвантажених товарів;
  • механізм перевірки стану цінного майна, яке було передано в організацію на зберігання тимчасового характеру;
  • правила складання звіту про товари, які знаходяться в дорозі;
  • форма надання звітності про здійснювані, але ще не закінчених роботах;
  • формування акту, в якому вказується інформація про майбутні витрати;
  • акт про перерахунок грошових коштів підприємства;
  • документ про облік і опису цінних паперів;
  • відомість розрахунків з покупцями і клієнтами;
  • визначення сличительной вартості, вирахуваною на основі даних і цінностей матеріального характеру.

Відомість підлягає заповненню у двох примірниках - один віддається матеріально-відповідальній особі (МО), інший призначається для бухгалтерії. Заповненням і формуванням документа займається бухгалтер.

сторінка 1

  1. У рядку «Організація» прописується повне найменування фірми, де проводиться перевірка.
  2. У наступній вказується назва відділу, де проходить процедура.
  3. Права частина сторінки містить відомості про форму ОКУД, ОКПО, а також в графі з назвою «Вид діяльності» проставляється код, встановлений для відповідного типу галузі народного господарства - ЗКГНГ \u200b\u200b(він присвоюється Держкомстатом РФ). Потім варто прописати дату і порядковий номер документа, який регламентує причину, через яку проводиться інвентаризація. Далі вписується дата початку та дата закінчення перевірки. Якщо фірма дотримується системи кодування, то заповнюється рядок «Код операції».
  4. У відповідних рядках необхідно відобразити номер, присвоєний порівнювальної відомості, і дату формування.
  5. У нижній частині бланка вказується дата проведення переобліку і підпис МО особи або декількох уповноважених співробітників з повною розшифровкою ПІБ.

сторінка 2

графа 1 - Присвоєний порядковий номер ТМЦ.

графа 2 - Повна інформація про призначення та назві ТМЦ, коротка характеристика властивостей і можливостей.

графа 3 - Номер по номенклатурі, призначений товару в фірмі.

графа 4 - код, який відповідає одиниці виміру товару в класифікаторі ОКЕІ.

графа 5 - Назва заходи вимірювання ТМЦ.

графа 6 - Номер, призначений в ході інвентаризації.

графа 7 - Якщо у ТМЦ є паспорт, то сюди вписується його порядковий номер.

графа 8-11 - кількість і ціна надлишків і нестачі товарів.

графа 12-17 - пояснення, що стосуються пояснення причин появи надлишків та недостач.

сторінка 3

графа 18-23 - підсумкові результати, виявлені в процесі переобліку пересортиці.

графа 27-32 - остаточні результати про обсяги недостачі - в кількісному і грошовому вираженні. Стовпці повторюються попарно, для заповнення в разі визначення винних осіб (максимум 3 чоловік).

Порожні, незаповнені графи слід отчеркнуть. Порівняльна відомість завіряється підписом головного бухгалтера і після ретельного прочитання - матеріально-відповідальною особою.

Інв-18 і інв-19

Відомість інв-18 - це документ сличительная типу, яка складається при проведенні інвентаризаційних заходів ОС і. вона призначена для відображення стану основних засобів і нематеріальних активів. У ній вказуються дані про проведену процедуру переобліку і виявленому кількості і сумі надлишків або нестач.

Відомість інв-19 - це акт, виписувати при проведенні перевірки стану ТМЦ. Він потрібен для складання реальної картини про наявність та стан ТМЦ. У ньому фіксуються відмінності в результатах проведеного переобліку і інформації, що міститься в документах бухгалтерії. Заповнювати відомості можна за допомогою комп'ютерних технологій або ручним способом.

Відповідно до статті 9 №402-ФЗ від 06.12.2011., Використання уніфікованих форм не є обов'язковою умовою - організація має право сама скласти бланк і навіть додати аналітичних аспектів. Стандарт складеного і затвердженого порівнювальної відомості можна використовувати стосовно до всієї фірмі або дозволити кожному підрозділу розробити свій зразок - з урахуванням особливостей відділів.

Приклад оборотно-сальдової відомості представлений в даному відео.

Результати інвентаризації ТМЦ відображаються в порівнювальної відомості форма інв-19. Завантажити бланк даного документа і зразок його заповнення можна в кінці статті.

Інвентаризація ТМЦ полягає в перерахунку і перевірки товарів, матеріалів, готової продукції та інших цінностей підприємства. При цьому інвентаризаційна комісія заповнює опис форма інв-3, зразок якої можна знайти.

В описі відображаються фактичні та облікові даний по товарно-матеріальних цінностей. Виявлені розбіжності переносяться в слічітельнуювідомість.

Щодо основних засобів і нематеріальних активів складається. Для товарів, матеріалів і інших цінностей складаються порівняльні бланк за формою інв-19.

Зразок заповнення інв-19

На першій сторінці бланка відомості вказується назва організації, підрозділу, номер і дата, терміни проведення інвентаризації, номер і дата відомості, посади та ПІБ відповідальних осіб.

Друга і третя сторінка містять таблицю для відображення відомостей про ТМЦ, по яких виявлені розходження. Причому ТМЦ, прийняті організацією на відповідальне зберігання, за якими заповнюється, відображаються в окремій порівнювальної відомості.

У таблицю послідовно переносяться всі найменування товарів, матеріалів, готової продукції та інших цінностей, за якими в опису фактичні і облікові дані не збігаються.

Для кожного найменування товарно-матеріальних цінностей потрібно вказати:

  • Одиницю виміру (з міжнародним кодом по ОКЕІ);
  • Інвентарний номер і номер паспорта (номер паспорта вказується для ТМЦ, що містять дорогоцінні метали);
  • Надлишок (заповнюються графи 8 і 9) або недостача (графи 10 і 11).

Слічітельнуювідомість заповнює бухгалтер, який проводить уточнення записів в обліку. Уточнення по лишків відбивається в графах 12-14, по недостачу - 15-17.

Дані про надлишки, зарахованих в покриття нестач, заносяться до граф 18-20, дані про недостачу, покритої надлишками, заносяться до граф 21-23.

Остаточна кількість і сума надлишків, які оприбутковуються за результатами інвентаризації відбивається в графах 24 і 25. Номер рахунку, на який оприбутковуються надлишки, пишеться в гр.26.

Інші графи призначені для занесення даних про остаточну недостачу.

За підсумками заповнених другої і третьої сторінок бланка порівнювальної відомості інв-19, виводяться підсумкові значення по всій таблиці.

Порівняльна відомість - це документ, на підставі якого керівник організації може отримати інформацію про те, наскільки правильно і своєчасно бухгалтер відображає в бухгалтерському обліку операції з обліку, руху і вибуття майна організації. Стаття 11 Федерального закону від 6 грудня 2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» наказує всім організаціям проводити інвентаризацію своїх активів і зобов'язань. Результати інвентаризації підлягають документальному оформленню. Про порівнювальної відомості й піде мова в нашій статті.

Порівняльні відомості результатів інвентаризації основних засобів (форма № інв-19) і ТМЦ (товарно-матеріальних цінностей) за формою № інв-18 є первинними обліковими документами, уніфіковані форми яких затверджені Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88

Зразок заповнення порівнювальної відомості й бланк порівнювальної відомості за формами № інв-18 і інв-19 ви також знайдете в цій статті.

Коли складаються порівняльні відомості

Відомість результатів інвентаризації за формами № інв-18 і № інв-19 застосовуються для відображення результатів інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, готової продукції та інших матеріальних цінностей, за якими виявлені відхилення від даних обліку. Якщо за результатами перевірки встановлено лишки або нестачі об'єктів майна організації, то в такому випадку складається або сличительная відомості за формою № інв-18, якщо інвентаризація проводилась щодо основних засобів, або за формою № інв-19, якщо проводилася інвентаризація товарно-матеріальних цінностей .

Але порівняльні відомості оформляються не тільки за результатами планової інвентаризації. При виявленні фактів псування майна організація також зобов'язана провести інвентаризацію майна. На виявлене в ході такої позапланової перевірки непридатний і зіпсоване майно складаються відповідні акти, наприклад, Акт про псування, бою, лому товарно-матеріальних цінностей за формою ТОРГ-15 або Акт про списання товарів за формою ТОРГ-16, затверджених Постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 132.

Виходячи зі свого призначення порівняльні відомості за формою № інв-18 і № інв-19 формуються на підставі інших документів, якими супроводжується проведення інвентаризації: спочатку керівник організації підписує наказ (постанова, розпорядження) про проведення інвентаризації, потім комісія здійснює безпосередньо перевірку найменування, кількості основних засобів та товарно-матеріальних запасів, а також визначає якісний стан цих об'єктів. Отримані дані комісія вносить у відомості: за основними засобами складається опис за формою № інв-1, по товарно-матеріальних цінностей - опис за формою № інв-3 або Акт за формою інв-4, якщо проводилася інвентаризація відвантажених товарно-матеріальних цінностей.

Тільки після складання перерахованих вище описів і актів відображені в них дані звіряють з даними бухгалтерського обліку. І якщо з'ясовується, що в бухгалтерському обліку яке - то майно не відображено, або навпаки, відображено «зайве» майно, то даний факт фіксується в порівняльних відомостях за формою № інв-18 і (або) № інв-19. Отже, якщо за результатами ревізії розбіжностей між фактичною наявністю активів, що інвентаризуються організації та даними, відображені в бухгалтерському обліку, не виявлено, то порівняльні відомості не складаються.

Що відбивається в порівняльних відомостях

У порівняльні відомості за формами № інв-18 і № інв-19 вносяться тільки ті позиції об'єктів майна, за якими виявлені відхилення. Якщо організація виявляє розбіжності по майну, яке не належить їй (наприклад, орендоване майно; майно, отримане для переробки), то дані про результати перевірки за таким майну відображаються в окремих слічітельних відомостях.

Суми надлишків і недостач товарно-матеріальних цінностей в порівняльних відомостях вказуються відповідно до їх оцінкою в бухгалтерському обліку. При цьому, якщо недостача по товарно-матеріальних цінностей визначається з урахуванням норм природних втрат, то в такому випадку до порівнювальної відомості в обов'язковому порядку слід додати розрахунок втрат в межах зазначених норм. Суми остаточної недостачі з урахуванням розрахунку втрат відображаються в графах 27-32 порівнювальної відомості інв-19. Спад товарно-матеріальних запасів у межах встановлених норм визначається після заліку нестач надлишками з пересортиці.

При заповненні порівнювальної відомості для відображення результатів інвентаризації нематеріальних активів (форма N інв-18) графи 3, 8, 10 не заповнюються.

Порівняльні відомості складаються в 2 примірниках і підписуються бухгалтером і матеріально відповідальною особою, яка своїм підписом підтверджує, що згідно з результатами. Один примірник залишається в бухгалтерії, другий передається матеріально-відповідальній особі. Відомості необхідно зберігати не менше п'яти років.

Дуже часто трапляється, що в ході інвентаризації виявляється пересортиця-одночасна недостача і надлишок аналогічних матеріальних цінностей. В такому випадку недостачу можна покрити надлишками. Ця операція відображається в порівнювальної відомості у вигляді заліку. Для цього матеріально відповідальна особа повинна подати комісії з інвентаризації пояснення про допущену пересортицю.

Якщо ж надлишки і недостачі виникли через помилки бухгалтера, то різниця між даними бухгалтерського обліку і результатами інвентаризації відбивається у шпальтах 12 по 17 графи «Відрегульовано за рахунок уточнення записів в обліку" порівнювальної відомості інв-19.

При відображенні нестач і надлишків, виявлених в ході перевірки, в бухгалтерському обліку слід керуватися нормами Положення з бухгалтерського обліку, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 28.06.2010 N 63Н.

Зразок порівнювальної відомості результатів інвентаризації основних засобів

Порівняльна відомість результатів інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів за результатами інвентаризації нематеріальних активів та основних засобів, орендованих організацією.

Зразок порівнювальної відомості результатів інвентаризації ТМЦ

При інвентаризації встановлено таке (2-я сторінка форми інв-19):