Графік роботи форма т 13 в Ексель. Заповнюємо табель обліку робочого часу: важливий документ для розрахунку зарплати. Правила заповнення табеля обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу - основний документ, що містить інформацію про кількість явок і неявок на роботу кожного співробітника фірми. Він передається в бухгалтерію. І на підставі даних розраховується і нараховується заробітна плата.

Законом передбачено 2 уніфіковані форми табеля: Т-12 - для заповнення вручну; Т-13 - для автоматичного контролю фактично відпрацьованого часу (через турнікет).

Дані вносяться кожен робочий день. В кінці місяця підраховується підсумок по явкам і неявка кожного працівника. Формування звіту можна спростити, автоматизувавши заповнення деяких осередків засобами Excel. Подивимося, як.

Заповнюємо ввідні дані функціями Excel

Форми Т-12 і Т-13 мають практично однаковий склад реквізитів.

Завантажити табель обліку робочого часу:

У шапці 2 сторінки форми (на прикладі Т-13) заповнюємо найменування організації і структурного підрозділу. Так, як в установчих документах.

Прописуємо номер документа ручним методом. У графі «Дата складання» встановлюємо функцію СЬОГОДНІ. Для цього виділяємо клітинку. У списку функцій знаходимо потрібну і натискаємо 2 рази ОК.

У графі «Звітний період» вказуємо перше і останнє число звітного місяця.

Відводимо поле за межами табеля. Тут ми і будемо працювати. Це поле ОПЕРАТОРА. Спочатку зробимо свій календарик звітного місяця.

Червоне поле - дати. На зеленому полі проставляє одинички, якщо день вихідний. В осередку Т2 ставимо одиницю, якщо табель складається за повний місяць.

Тепер визначимо, скільки робочих днів у місяці. Робимо це на оперативній поле. У потрібний осередок вставляємо формулу \u003d СЧЁТЕСЛІ (D3: R4; ""). Функція «СЧЁТЕСЛІ» підраховує кількість непустих осередків в тому діапазоні, який заданий в дужках.

Вводимо вручну порядковий номер, ПІБ і спеціальність співробітників організації. Плюс табельний номер. Інформацію беремо з особистих карток працівників.

Автоматизація табеля за допомогою формул

Перший лист форми містить умовні позначення для обліку робочого часу, цифрові і буквені. Сенс автоматизації засобами Excel в тому, щоб при внесенні позначення відображалося кількість годин.

Для прикладу візьмемо такі варіанти:

• У вихідний;
• Я - явка (робочий день);
• ВІД - відпустка;
• К - відрядження;
• Б - лікарняний.

Спочатку скористаємося функцією «Вибір». Вона дозволить встановити потрібне значення в клітинку. На цьому етапі нам знадобиться календар, який складали в Поле Оператора. Якщо на якусь дату припадає вихідний, в табелі з'являється «В». Робочий - «Я». Приклад: \u003d ВИБІР (D $ 3 + 1; "Я"; "В"). Формулу досить занести в одну клітинку. Потім «зачепити» її за правий нижній кут і провести по всій рядку. Виходить так:

Тепер зробимо так, щоб в явочні дні у людей стояли «вісімки». Скористаємося функцією «Якщо». Виділяємо першу осередок в ряду під умовними позначеннями. «Вставити функцію» - «Якщо». Аргументи функції: логічне вираз - адреса перетворюється вічка (вічко вище) \u003d «В». «Якщо істина» - «» або «0». Якщо в цей день дійсно вихідний - 0 робочих годин. «Якщо брехня» - 8 (без лапок). Приклад: \u003d ЕСЛИ (AW24 \u003d "В"; ""; 8). «Чіпляємо» нижній правий кут комірки з формулою і розмножуємо її по всьому ряду. Виходить так:

Потрібно виконати таку ж роботу для другої половини місяця. Досить скопіювати формули і поміняти ті осередки, на які вони посилаються. Результат праці:

Тепер підіб'ємо підсумки: підрахуємо кількість явок кожного працівника. Допоможе формула «СЧЁТЕСЛІ». Діапазон для аналізу - весь ряд, за яким ми хочемо отримати результат. Критерій - наявність в осередках літери «Я» (явка) або «К» (відрядження). приклад: . В результаті ми отримуємо число робочих для конкретного співробітника днів.

Порахуємо кількість робочих годин. Є два способи. За допомогою функції «Сума» - простий, але недостатньо ефективний. Складніше, але надійніше - задіявши функцію «СЧЁТЕСЛІ». Приклад формули: . Де AW25: DA25 - діапазон, перша і остання осередки ряду з кількістю годин. Критерій для робочого дня ( «Я») - «\u003d 8». Для відрядження - «\u003d К» (в нашому прикладі оплачується 10 годин). Результат після введення формули.

Для фіксації і наявності співробітників організації або підприємця на виробництві щодня використовується табель обліку робочого часу за формою Т-13, а в разі їх відсутності встановлюється причина, яка також відбивається в документі. Використовується працівниками кадрової служби або бухгалтерії на підставі даних про присутність співробітників, що подаються керівником. Нижче викладені форми для скачування.

Табель обліку робочого часу один з головних документів, на підставі якого формується заробітна плата співробітників, особливо тих, у кого вона нараховується за фактично відпрацьовані години. У документі фіксується інформація про присутність співробітників на виробництві, відрядженнях, відпустках, лікарняних, в тому числі і факт неявки на робоче місце і прогули.

По хорошому табель потрібно скласти і подати в бухгалтерію 2 рази на місяць, один за першу половину місяця для нарахування авансу, а інший - для розрахунку основної частини. Не всі це роблять, але при розрахунку авансу все ж є тонкощі, якщо навіть окладная частина зарплати розраховується виходячи з фактично відпрацьованого часу.

Табель робочого часу шаблон для скачування в ексель

Заповнення форми

Табель веде уповноважена на це особою і подається в бухгалтерію. Існує два способи заповнення

• Варіант № 1 - Відомість заповнюється щодня, в ній зазначаються всі явки і неявки співробітників.
• Варіант №2 - Заповнюються лише відхилення від норми, тобто фіксуються тільки неявки, запізнення і т.п.

Таблиця основних кодів для заповнення бланка табеля робочого часу

Основний коди з оплати праці

• 2000 ставиться в разі виплати зарплати і на відрядження.
• 2012 - при оподаткування податком на прибуток.
• 2030 - виплата лікарняного.

Читайте також:

Зразок положення про відрядження в 2015 році

Табель обліку робочого часу форма Т-13 зразок заповнення

Особливих труднощів при заповненні табеля у вас не виникне, це дуже просто, необхідно лише знати коди і дані співробітника. Робиться це як в прикладі, який заповнений по Варіанту №1, Варіант №2 буде написаний також, тільки коди явки проставлятися не будуть, замість них - порожні клітини, заповнені вихідні і відхилення, а ще сума відпрацьованого часу.

У графі 1 проставляється порядковий номер запису, а в стовпці 2 - ПІБ співробітника і його посада.

У графі 3 вноситься табельний номер.

У графі 4 вносяться дані по місяцю, використовуючи літерні коди по кожному працівнику. Для цього у верхній клітці ставиться буквений код, а в нижній кількість відпрацьованого часу, при графіку 5/2, це буде 8-ми годинний робочий день. Розрахунок робиться за першу половину місяця і за другу, дані записуються в Графу 5, а підсумкові - в Колонку 6.

Графи 7-9 необхідні для внесення даних, на підставі яких правильно розраховується заробітна плата.

У графі 7 вноситься код оплати, в графі 8 - рахунок бухгалтерського обліку, на якому відображаються витрати по заробітної плати, в даному випадку вказана 44 рахунок, але може бути і інші рахунки, в залежності від системи рознесення витрат.

У графах 10-13 вносяться дані про неявку співробітника.

Можливі нестандартні ситуації при заповненні форми

Хвороба під час відпустки

Якщо співробітник хворів в період облікового щорічної відпустки і приніс лікарняний лист, то необхідно проставити в табелі (Б) за зазначені дні замість відпустки (ОТ), а відпустка продовжується на час лікарняного.

Якщо працівник не повернувся з відпустки, а захворів, то в дні його неявки тимчасово ставиться (НН), а при пред'явленні підтверджуючих документів змінюється на (Б).

Оформлення святкових днів під час відпустки співробітника

Якщо співробітник бере відпустку, а в той період відповідно до виробничого календаря святкові дні, то необхідно проставити (В) в святковий день. Скажімо, якщо співробітник знаходиться у відпустці з 10 по 17 червня, а 12 червня - святковий день, що код (ОТ) в цей день замінюємо на (В). Такий день не входитиме в період оплачуваної відпустки.

Трудовим Кодексом РФ (стаття 91) встановлено обов'язок роботодавця вести облік відпрацьованого співробітниками часу. Для цього передбачені уніфіковані форми табеля обліку робочого часу на 2019 рік (ТУРВ), затверджені Постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1. Обов'язковою використання цих форм не є, тому роботодавець може розробити свою. Форма № Т-13 використовується найбільш часто, так як застосовується при автоматизованій обробці облікових даних. Нижче запропонована форма табеля обліку робочого часу 2019 року.

Наказом Мінфіну РФ від 30.03.2015 № 52Н затверджено форму ОКУД 0504421 для використання органами державної влади (державними органами), органами місцевого самоврядування, органами управління державними позабюджетними фондами, державними (муніципальними) установами. Цим же наказом визначено порядок її заповнення та застосування. Пропонуємо вибрати підходящий і завантажити табель обліку робочого часу (бланк простий).

Форма Т-12

Форма Т-13

Форма ОКУД 0504421

Як фіксувати відпрацьований час

При будь-якої тривалості трудового дня, незалежно від встановлених режимів, робочий час може відображатися в таблиці обліку двома способами:

• методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу;
• шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, понаднормових годин і т.п.).

Якщо тривалість трудового дня (зміни) є незмінною, можна реєструвати тільки відхилення, оскільки умовами трудового договору або правилами внутрішнього трудового розпорядку визначено кількість робочих годин на кожен день роботи.

У тому випадку, коли кількість відпрацьованих годин в різні дні (зміни) може бути різним, наприклад, при підсумованому обліку відпрацьованого часу, слід застосовувати метод суцільної реєстрації. Це дозволить після закінчення облікового періоду виявити можливі понаднормові роботи, а також скорегувати подальше залучення працівника до роботи в межах встановленої для даної категорії норми тривалості відпрацьованого часу.

Відмітки в табелі обліку робочого часу про причини неявок на роботу, роботі в режимі неповного дня або з ініціативи працівника або роботодавця, скороченої тривалості робочого часу та ін. Виробляються на підставі документів, оформлених належним чином (листок непрацездатності, довідка про виконання державних або громадських обов'язків , письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмова згода працівника на у випадках, встановлених законодавством, та ін.).

Як заповнювати календар (табель) робочого часу на 2019 рік

При складанні необхідно керуватися вказівками щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затвердженими Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 (далі - Вказівки). При цьому використовуються. Так при відображенні кількості відпрацьованого часу навпроти прізвища працівника надається символьний (Я) або цифровий (01) код, а в нижніх рядках вказується тривалість роботи. Якщо робота згідно з графіком випадає на нічний час, то можливо доповнити форму графами для зазначення необхідних реквізитів.

Зразок заповнення форми ОКУД 0504421

Хто заповнює табель обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу, скачати чистий бланк якого ви змогли вище, заповнює уповноважена на це особа. Якщо ТУРВ по кожному підрозділу організації ведеться окремо, то доцільно при призначення відповідальної особи видати наказ, в якому вказати посаду, прізвище, ім'я, по батькові працівника, відповідального за складання табеля по кожному структурному підрозділу, і особи, яка його заміщає під час його відсутності.

Зразок наказу про призначення відповідального

Вихідні та святкові дні в табелі на 2019 рік

Вони відображаються відповідно до, де враховуються всі встановлені святкові дні і їх перенесення відповідно до Постановами Уряду. Вихідні дні для різних категорій співробітників варіюються в залежності від встановленого для них графіка роботи. Код урахування вихідних днів в документі може бути різним. Він залежить від того, як організація оплачує ці дні, і на якій підставі вони надаються.

Вихідний день у відповідності з графіком співробітника позначається літерним (В) або цифровим (26) кодом. Він не впливає на встановлену оплату праці.

Якщо за ініціативою компанії співробітники отримують додатковий вихідний день, а компанія зменшує на них норму роботи в місяць, то працівники отримують повний оклад, а ці дні не оплачуються компанією. Для таких днів у табелі передбачений буквений (В) або цифровий (26) код.

Інший випадок встановлення компанією додаткового вихідного - співробітники йдуть на вихідний, а компанія оплачує ці дні за середнім. Виходить, що за відпрацьовані дні працівники отримують зарплату, а за додатково оплачувані вихідні - середній оклад. Для такого випадку в табелі передбачений буквений (ОВ) або цифровим (27) код.

Термін зберігання табеля обліку робочого часу

Така таблиця обліку є документом по особовому складу, що стосуються організації праці, для якого ст. 22.1 Закону про архівну справу встановлено спеціальний термін зберігання, а саме:

• п'ять років з дня закінчення року, в якому він складений, якщо в табелі враховувалося відпрацьоване тільки тих працівників, які трудяться в нормальних умовах праці;
• 50 років від дня складання ТУРВ, якщо в ньому враховувалося робота співробітників, зайнятих на шкідливих або небезпечних роботах.

Облік і податки

Виходячи із зазначених в таблиці даних, бухгалтерія розраховує заробітну плату і різні посібники. Також ці дані впливають і на сплату податків. Звернемо увагу на основні ризики.

При проходженні податкових перевірок, в тому числі з податку на прибуток, компанія повинна надати достовірні дані про кількість відпрацьованих днів і годин кожного співробітника, щоб підтвердилася правильність нарахувань. Якщо будуть виявлені порушення, то сума податку на прибуток, зазначена в звітах, буде визнана невірною, що спричинить за собою накладення штрафних санкцій.

З заробітку працівника, організація, як податковий агент, повинна з'ясувати, чи є ця людина податковим резидентом РФ для того, щоб використовувати при розрахунку вірну податкову ставку. Саме табель зможе підтвердити фактичне перебування працівника на території країни. Особливо повинні враховувати дану особливість ті роботодавці, які відправляють співробітників у відрядження до Білорусі чи Казахстану, тому що при перетині цих кордонів в паспорті громадянина не роблять ніяких відміток. При виникненні спірної ситуації компанія зможе довести, що застосувала вірну ставку, втримала і нарахувала ПДФО в повному розмірі.

Правильне заповнення табеля гарантує компанії можливість ФСС зарахувати витрати за лікарняним листком, тому що не можна буде офіційно підтвердити кількість відпрацьованих днів, які вкрай важливі при розрахунку витрат на пальне.

У кожній організації щодня повинен вестися облік наявності співробітників на своїх робочих місцях, для цього відділ кадрів застосовує уніфіковану форму табеля обліку робочого часу за формою Т-13. Він дозволяє фіксувати їх присутність, запізнення і відсутність, причини якого можуть виникати по різними причинами, як поважних, так і не поважним. На підставі даних табеля по закінчення місяця бухгалтерія розраховує заробітну плату співробітників, особливо це стосується тих співробітників, у яких оплата праці формується виходячи з часу присутності на робочому місці.

Табель виконує важливу роль в роботі підприємства, від обліку відвідуваності співробітниками робочого місця, до нарахування їм заробітної плати. Для кожної події введений свій спеціальний код, який може відображати час трудового дня, хвороба, відрядження, відпустка, в тому числі запізнення і відсутність працівника на роботі. Крім того, даний документ дозволяє відстежувати норми робочого тижня і вносити певні корективи в робочий процес.

Так, на підставі даних табеля керівник може приймати певні рішення щодо зміни трудового тижня співробітника, якщо виникла переробка, таке досить часто може виникати при плаваючому графіку або заміщення хворіє співробітника. Також на підставі даних табеля можна прийняти рішення, як про преміювання та заохочення співробітника, так і про де преміювання та накладення стягнення.

Звертаємо вашу увагу, що перша частина табеля, за першу половину місяця надається в бухгалтерію для розрахунку авансу по заробітній платі, а на підставі повністю заповненого табеля проводиться повний розрахунок по оплаті праці.

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу

Табель може бути заповнений двома способами, слід вибирати той, який буде найбільш зручний і зрозумілий:

1. Дані вносяться щодня - в формі вказуються дані про явку співробітників на роботу і неявки, якщо такий факт був виявлений.
2. Дані в форму вносяться тільки в разі відхилень від нормованих значень, наприклад, якщо співробітник раптом не прийшов на роботу, в такому випадку зазначається його відсутність.

Позначення в табелі обліку робочого часу

Код виду оплати праці в табелі

• Заробітна плата та витрати на відрядження - 2000
• Оплата працівникам за договорами цивільно-правового характеру (не входять авторські винагороди) - 2010
• Оплата відпускних - 2012
• Оплата тимчасової непрацездатності - 2300

Форма т-13 зразок заповнення

Заповнення табеля не представляє собою особливої \u200b\u200bскладності, для цього вибирає зручний для вас варіант ведення обліку і проставляєте відповідні дані і коди:

• В "Граф 1" необхідно вказати черговий порядковий номер.
• В "Граф 2" - персональні дані по кожному співробітнику організації, за правилами, посада та ПІБ.
• "Графа 3" містить табельний номер працівника.
• В "Граф 4" використовуючи літерні коди по кожному співробітнику вносяться дані за кожен день раби, у верхній клітці відповідний код, а в нижній клітці вказується тривалість робочого співробітника. Так якщо встановлений графік 5/2, то робочий день становить 8 годин, а тривалість робочого дня при графіку 2/2, складе - 11 годин. Вносяться дані за першу половину місяця і за другу в окремі графи. Вгорі - за першу, а нижче за другу половину. При виникненні переробки роботодавець повинен компенсувати працівникові надміру перероблений час або в грошовому еквіваленті, або відгулами.
• В "Граф 5" Вказуються сумарно відпрацьований час окремо за першу половину, і окремо за другу половину місяця.
• "Графа 6" містить підсумкове значення відпрацьованого часу (сума графи 5).
• В "Граф 7" вносяться дані про код оплати праці.
• "Графа 8" містить дані про рахунок бухгалтерського обліку для відображення витрат по заробітній платі.
• графи 10-13 застосовуються для обліку неявок співробітника із зазначенням відповідного коду і кількості днів.

нестандартні ситуації

Відпустка без збереження зарплати

Згідно із законодавством можна виділити наступні види таких відпусток:

• За сімейними обставинами - "ДО"
• Відпустка без збереження зарплати, що надається відповідно до ТК РФ, наприклад, з нагоди весілля - "ОЗ"
• На підставі рішення за колективним договором або за галузевим рішенням - "ДБ"

Якщо під час відпустки присутні святкові дні

При наявності святкових днів під час відведеного відпустки, відповідно до виробничого календаря на поточний рік, такі ні відзначаються кодом "В". Так, наприклад, якщо працівник пішов у відпустку з 9 по 16 червня, а в цей період є святковий день 12 червня, то замість коду (ОТ) необхідно написати код "В". Це день не входить в період оплачуваної відпустки.

Хвороба під час щорічної відпустки

Якщо під час відпустки співробітник переніс хворобу і на підтвердження надав лікарняний лист, то замість коду "ВІД" необхідно записати код "Б", відповідно до лікарняним. При цьому відпустка буде продовжений на час хвороби.

Уніфікована форма Т-13 - це документ, який може використовуватися як один з варіантів ведення табеля обліку робочого часу. Розглянемо, в чому його особливості та де знайти цю форму.

Коли застосовується форма Т-13

Вести облік робочого часу своїх співробітників зобов'язаний кожен роботодавець (ст. 91 ТК РФ). Він може використовувати для цього будь-яку відповідну до особливостей режиму своєї роботи форму, в тому числі розроблену ним самим.

Існують 2 форми, затверджені одним наказом Мінстату, які можна застосовувати для цілей обліку відпрацьованого часу або в незміненому, або в доопрацьованому вигляді:

• Форма Т-12, 1-й розділ якої побудований як табель обліку робочого часу.
• Форма Т-13, яка, власне, і називається табелем обліку робочого часу.

Форма Т-13 затверджена постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1. Завантажити її можна на нашому сайті.

Таблиці 1-го розділу форми Т-12 і форми Т-13 дуже схожі, але є і відмінності:

• Дані по днях місяця, що відносяться до конкретного співробітника, в формі Т-12 розташовуються в горизонтальному напрямку послідовно від першого до останнього дня. У формі Т-13 вони розділені на 2 частини (по половин місяці), які знаходяться один під одним.
• З урахуванням того що по кожному дню крім кількості відпрацьованих годин вказується причина присутності або відсутності співробітника на роботі, через особливості побудови таблиць в формі Т-12 кожній людині відведено 2 рядки, а в формі Т-13 - 4 рядки.
• У підсумковій частині таблиці форми Т-13 є графи, відсутні в формі Т-12. У них відображені коди видів оплати і кореспондуючий рахунок бухгалтерського обліку, на якому буде врахована нарахована заробітна плата.

Використовувати можна будь-яку із зазначених форм. Визначальним є сам факт її наявності. Без достовірного табеля обліку робочого часу неможливий правильний розрахунок заробітної плати.

Затвердження порядку ведення форми Т-13

Порядок заповнення форми Т-13 може мати свої нюанси у кожного конкретного роботодавця, тому його доцільно закріпити у відповідному документі (інструкції або керівництві). Відображення в ньому зажадають наступні моменти:

• Призначення відповідального (або відповідальних) за ведення табеля.
• Необхідність ведення окремих табелів по підрозділах.
• Затвердження додаткових кодів для виходів або невиходів на роботу.
• Затвердження порядку відображення даних в табелі: всі факти присутності / відсутності або тільки невиходи.
• Визначення порядку відображення даних по виходах / невихід в складних або нестандартних ситуаціях.

Заповнення форми Т-13

У головній частині форми Т-13 наводяться дані про роботодавця (найменування, код ОКПО, назва підрозділу), номер і дата документа, період, за який він складений.

Підставою для внесення працівника в табель є наказ про його прийомі на роботу, а для виключення - наказ на звільнення. Дані по П. І. Б. кожного співробітника вказуються повністю. Всі причини відсутності повинні бути документально підтверджені.

При заповненні даних по конкретній людині в 1-й верхній і в 3-й зверху рядках літерним або цифровим кодом вказується причина присутності / відсутності, а в розташованих під ними рядках (2-й і 4-й) - кількість відпрацьованих годин. Для даних по відсутності в рядках, відведених для кількості годин, або проставляється нуль, або не ставиться нічого. Зайві для конкретного місяця дні перекреслюються знаком «Х». Вихідні відзначаються буквою «В». Тривалість нормального робочого дня, зазначена в табелі, повинна відповідати кількості годин, встановленому в трудовому договорі співробітника або певного законодавчо (наприклад, для укорочених передсвяткових днів). Тривалість понаднормової роботи встановлюється наказом роботодавця.

Для видами оплачуваної відсутності, що враховуються в календарних днях (відпустка, лікарняний), відмітка проставляється суцільним способом, тобто в тому числі і у вихідні дні. Від'їзд / приїзд в вихідний день, пов'язаний з відрядженням, відзначається як день відрядження.

Зразок заповнення форми Т-13 для 8-годинного робочого дня при 40-годинному робочому тижні ви зможете скачати на нашому сайті.

У цьому прикладі має місце робота у вихідний день. Вона здійснюється за наказом керівника за наявності згоди працівника. У наказі повинно бути вказано, як буде оплачений цей день: або в подвійному розмірі (ст. 153 ТК РФ), або наданням відгулу в робочий день.

Де взяти коди для форми Т-13

Найбільш часто використовувані коди присутності / відсутності на роботі (літерні та цифрові) розміщені на 1-му аркуші форми Т-12. При необхідності можна розробити доповнення до них або власну таблицю таких кодів.

Як кодів виду оплати, які проставляють при заповненні підсумковій частині таблиці форми Т-13, яка відсутня в формі Т-12, з метою порівнянності даних розумніше використовувати коди, наведені в додатку 1 до наказу ФНС Росії від 10.09.2015 № ММВ-7- 11 / [Email protected] Коди з цього додатка застосовуються при заповненні форми 2-ПДФО.