Суми видані під звіт відображають. Облік розрахунків з підзвітними особами. Звіт за отриманими сумами

1. Д сч.50 "Каса" К сч.71 "Розрахунки з підзвітними особами"
2. Д сч.71 "Розрахунки з підзвітними особами" До рах. 26 "Загальногосподарські витрати"
3. Д сч.71 "Розрахунки з підзвітними особами" До рах. 51 "Розрахункові рахунки"
4. Д сч.71 "Розрахунки з підзвітними особами" К сч.50 "Каса"

Виплачено з каси зарплата директору організації

1. Д 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» К сч.51 "Розрахункові рахунки"
2. Д 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» Ксч. 50 «Каса»
3. Д рах. 26 "Загальногосподарські витрати" К сч.70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці"

3. Д рах. 20 «Основне виробництво» До сч.70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці"

46. \u200b\u200bЗапис "Д рах. 51" Розрахункові рахунки "До рах. 62" Розрахунки з покупцями і замовниками "означає ...

1. залік раніше отриманого авансу
2. перерахування авансу постачальнику
3. надходження коштів від покупця в остаточний розрахунок

47. Запис Д рах. 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" До рах. 51 "Розрахункові рахунки" означає:

1. повернення грошей покупцям
2.перечісленіе авансу постачальнику
3.поступленіе коштів від покупця
4.зачет раніше отриманого авансу

48. Операції по руху грошових коштів відображаються на рахунку 50 "Каса" на підставі ...

1. виписок банку
2.пріходних і видаткових касових ордерів
3.авансових звітів

49. Операції по руху грошових коштів відображаються на рахунку 51 "Розрахункові рахунки" на підставі ...

1. виписки банку
2. платіжних доручень
3. прибуткових і видаткових касових ордерів
4. авансових звітів

50. Отримання організацією кредитів і позик відображається в обліку записом за дебетом рахунка 51 "Розрахункові рахунки" і кредиту рахунків ...

1. 55 "Спеціальні рахунки в банках"
2. 66 "Розрахунки по короткострокових кредитах і позиках"
3. 58 "Фінансові вкладення"
4. 91.1 "Інші доходи"

Отримання передоплати від покупця відображається записом ...

1. Д-т рах. 51 "Розрахункові рахунки" Ктсч. 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
2. Д-т рах. 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" Кт сч.10 "Матеріали"
3. Д-т рах. 62 "Розрахунки з покупцями і замовниками" Ктсч. 51 "Розрахункові рахунки"
4.Д-т рах. 51 "Розрахункові рахунки" Ктсч. 62 "Розрахунки з покупцями і замовниками
5. Д-т рах. 62 "Розрахунки з покупцями і замовниками" Ктсч. 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"

54. При отриманні від покупців авансу під поставку продукції в обліку робиться запис за дебетом рахунка 51 "Розрахункові рахунки" і кредиту рахунку ...

1.60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
2. 62 "Розрахунки з покупцями і замовниками"
3. 71 "Розрахунки з підзвітними особами"
4. 90 "Продажі"

Ухвалення на баланс придбаних за плату об'єктів основних засобів відображається записом ...

1. Д-т рах. 01 "Основні засоби" Ктсч. 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
2. Д-т рах. 01 "Основні засоби" Ктсч. 08 "Вкладення у необоротні активи"
3. Д-т рах. 08 "Вкладення у необоротні активи" Ктсч. 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"

Облік наявності і руху грошових документів здійснюється на рахунку ...

1. 50 "Каса"
2. 51 "Розрахункові рахунки"
3. 55 "Спеціальні рахунки в банках"
4. 57 "Переклади в шляху"

Облік розрахунків з покупцями (замовниками) за поставлені їм товарно матеріальні цінності та надані послуги здійснюється на синтетичному рахунку ...

1. 51 "Розрахункові рахунки"
2. 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
3. 62 "Розрахунки з покупцями і замовниками"
4. 91 "Інші доходи і витрати"

Фактичні витрати з придбання об'єктів основних засобів за плату відображаються на рахунку ...

1. 01 "Основні засоби"
2. 08 "Вкладення у необоротні активи"
3. 20 "Основне виробництво"
4. 84 "Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)"

59. Відпуск матеріалів на загальновиробничі потреби відображається записом по кредиту рахунку 10 "Матеріали" і дебетом рахунка ...

1. 20 "Основне виробництво"
3. 25 "Загальновиробничі витрати"
4. 26 "Загальногосподарські витрати"
5. 28 "Брак у виробництві"

60. Відпуск матеріалів на загальногосподарські потреби відображається записом по кредиту рахунку 10 "Матеріали" і дебетом рахунка ...

1. 20 "Основне виробництво"
2. 23 "Допоміжні виробництва"
3. 25 "Загальновиробничі витрати"
4. 26 "Загальногосподарські витрати"
5. 28 "Брак у виробництві"

Бухгалтерський рахунок обліку 71 використовують для відображення в проводках інформації про суми коштів, виданих співробітникам під звіт. Якими документами оформляються підзвітні операції і якими проводками в обліку відображаються розрахунки з підзвітними особами - про це Ви дізнаєтеся з нашої статті.

Порядок здійснення підзвітних операцій

Підзвітною особою називають працівника, який здобув кошти для їх використання на господарські потреби підприємства.

Підставою для видачі коштів під звіт виступає заяву, заповнену співробітником і узгоджене підписом керівника. У заяві фіксується сума і мета видачі коштів (, і т.п.). Законодавчо не встановлено форму заяви на видачу підзвітних сум, документ складається в довільній формі.

За фактом здійснення господарської операції співробітник надає в бухгалтерію авансовий звіт і документи, що підтверджують понесені ним витрати (квитанції, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, видаткові накладні тощо). Дані документи є підставою для відображення господарських витрат в обліку.

Якщо сума раніше отриманих співробітником коштів перевищує його фактичні витрати, то сума різниці здається працівником в. У разі перевитрати коштів і його документального підтвердження, сума перевищених витрат відшкодовується працівникові через касу або в безготівковій формі.

Слід підкреслити, що працівникові, що не отчитавшемуся за раніше отриманими сумами, не можуть бути видані кошти на здійснення нових господарських операцій. Чи були видані кошти готівкою або на банківську карту в даному випадку значення не має.

Типові проводки по 71 рахунку

З використовують для відображення операцій з підзвітними особами. При видачі коштів суми проводяться по Дт 71, при віднесенні витрат - по Кт 71.

Може проводиться як в готівковій, так і в безготівковій формі:

У разі, якщо сума виданих коштів не була витрачена повністю, її залишок може бути повернутий:

Операції з підзвітними особами можуть бути відображені з використанням рахунків виробництва:

Дт	Кт	опис	документ
20	71	Відображення підзвітних сум в складі витрат основного виробництва
	71	Відображення підзвітних сум в складі витрат допоміжного виробництва	Авансовий звіт, що підтверджують документи
	71	Відображення підзвітних сум в складі витрат на виправлення браку	Авансовий звіт, що підтверджують документи
	71	Відображення підзвітних сум в складі витрат обслуговуючого виробництва	Авансовий звіт, що підтверджують документи

На підприємствах роздрібної торгівлі через підзвітну особу можуть бути понесені витрати на продаж:

Товари та матеріали, придбані підзвітною особою, відображаються в обліку такими записами:

Дт	Кт	опис	документ
10	71		Авансовий звіт
41	71		Авансовий звіт

Приклад бухгалтерських проводок на 71 рахунку

Співробітникові ТОВ «Консул» Петренко С.П. були видані кошти під звіт в безготівковій формі в сумі 2500 руб. для придбання паперу. Фактично Петренко С.П. витратив 2840 руб., ПДВ 433 руб., що підтвердив авансовим звітом і товарним чеком. Перевитрата в сумі 340 руб. був зарахований Петренко на банківську карту.

В обліку ТОВ «Консул» були зроблені такі записи:

Дт	Кт	опис	сума	документ
71		На банківський рахунок Петренко С.П. зараховані кошти на господарські потреби	2500 руб.	Платіжне доручення
10	71	Надійшла папір, придбана Петренко (2840 руб. - 433 руб.)	2407 руб.
	71	Відображено суму ПДВ	433 руб.	Авансовий звіт, товарний чек
.1		ПДВ відображено в складі витрат	433 руб.	Авансовий звіт, товарний чек
71		На банківський рахунок Петренко С.П. зарахована сума перевитрати коштів	340 руб.	Платіжне доручення

Облік підзвітних сум здійснюється з метою узагальнення даних про стан розрахунків. Зокрема, фіксуються розрахунки з працівниками, яким видано аванс на різні потреби.

Що собою являють розрахунки з підзвітними особами

Для розрахунків з працівниками використовується позабалансовий рахунок 71. Він повинен ретельно контролюватися керівництвом організації. На цьому рахунку фіксуються суми, видані співробітнику під звіт. Передбачається, що ці гроші будуть спрямовані на конкретні цілі:

Оплата різних послуг.
Придбання канцтоварів.
Придбання бензину для службових авто.
Купівля квитків на відрядження, оплата найманого житла.
Придбання офісної техніки.

Співробітникові для отримання коштів під звіт необхідно скласти заяву. У ньому прописуються видана сума і цілі витрачання. Перелік підзвітних осіб вказується в наказі керівника. У списку необхідно прописати ці відомості:

Інформація про співробітника (ПІБ, посада).
Цілі витрачання.
Сума.

Наприклад, в наказі керівника зазначено, що Іван Іванов може отримати під звіт 10 000 рублів. Більше цієї суми видати йому не можна. Однак виняток становлять відрядження. Людина, що відправляється у відрядження, може отримувати будь-які суми. Однак повинен бути відповідний наказ про направлення у відрядження.

До переліку підзвітних осіб можуть бути включені тільки матеріально відповідальні співробітники. Тобто це керівники, їх заступники, начальники відділів, комірники. Неповнолітні особи не можуть бути ні матеріально відповідальними, ні підзвітними особами.

Після витрачання коштів фахівець повинен відзвітувати про свої витрати. Він зобов'язаний скласти і прикласти до нього документи, що підтверджують напрям витрат. Звіт направляється в бухгалтерський відділ. Співробітник не може отримати нову суму до того, як він не відзвітує за старою.

нормативне регулювання

Розрахунки з підзвітними особами регулюються такими нормативними актами:

ФЗ «Про бухгалтерський облік» №402 від 6 лютого 2011 року.
Положення про облік (частина 10/99 «Витрати).
План рахунків та інструкція по його застосуванню.
Локальні акти самої організації.

Головний документ, на підставі якого здійснюються розрахунки, - це Порядок ведення касових операцій №40, встановлений Рішенням ради директорів ЦБ від 22 вересня 1993 року.

порядок обліку

Як правило, метою витрачання коштів є покупка послуг або товарів. У цьому випадку співробітник буде діяти від імені компанії. Отже, на операцію поширюватимуться норми, що стосуються ЮЛ. Максимальний розмір розрахунків між ЮЛ становить 100 000 рублів на підставі Вказівки Банку №1843-У від 20 червня 2007 року. Якщо цей ліміт не буде дотримуватися, посадових осіб очікує штраф у розмірі 4 000-5 000 рублів. Штраф для ЮЛ складе 40 000-50 000 рублів.

Видача коштів під звіт передбачає дотримання цих норм:

Звіт про витрачання повинен бути наданий в бухгалтерію протягом 3 днів після дати витрати.
Суму може отримати тільки та особа, якій вона призначається.
Новий аванс можна отримати тільки після того, як буде складено звіт за минулий суму.

Керівнику потрібно видати наказ про порядок видачі сум. Цей документ визначає ці моменти:

Список співробітників, які мають право отримати суму під звіт.
Термін, на який надаються гроші.
Порядок видачі авансу.

Підзвітних осіб, які згадані в наказі, потрібно ознайомити з ним під підпис. Порядок видачі та списання коштів потрібно зафіксувати в обліковій політиці.

Кошти надаються на підставі письмової заяви. Направляти його потрібно керівнику компанії. Гроші видаються тільки в тому випадку, якщо управлінець вважатиме вимоги в

заявці обгрунтованими. У цьому випадку керівник повинен направити відповідне розпорядження в бухгалтерський відділ.

Видані кошти списуються на підставі авансового звіту, складеного підзвітною особою. До нього додаються документи, що підтверджують операцію: чеки, квитанції, договори. Для цілей обліку вони можуть використовуватися тільки в тому випадку, якщо складені вони за уніфікованою формою.

При перевірці звітів необхідно звернути увагу на ці пункти:

Інформація на касовому і товарному чеках повинна бути аналогічною. Дати в документах не повинні випадати на вихідні дні.
У товарному чеку повинні бути всі необхідні реквізити. Також має бути присутня підпис касира і печатка.
У товарному чеку має бути прописаний конкретний перелік предметів, які були куплені. Наприклад, не "канцелярська продукція», а «ручки, олівці та зошити».

Після здійснення операції у співробітника можуть залишитися гроші. Залишок необхідно повернути в касу на підставі. Також коштів на здійснення операції може не вистачити. Тобто співробітнику доведеться додати до суми свої гроші. Перевитрата компенсується працівникові також за касовим ордером.

Що робити, якщо після здійснення операції у співробітника залишилися кошти, проте він їх не повернув в касу? У цьому випадку керівник може утримати кошти із зарплати. Підставою для справляння є стаття 137 ТК РФ. Однак можливо це лише при дотриманні наступних умов:

Утримання можна зробити протягом місяця з дати терміну повернення залишку.
Розмір утримання не може бути більше 20%.
Співробітник згоден з підставами і розміром утримань.
Є письмова заява від співробітника про те, що він згоден на процедуру.

Важливо! Якщо розглянуті умови не дотримані, роботодавець може оскаржити утримання.

Бухоблік підзвітних сум

У бухобліку підзвітні суми фіксуються на дебеті рахунку 71 і кредиті рахунку 50. Видавати кошти можна як безготівково, так і готівкою. Перший спосіб зручний для перекладу на відрядження. Гроші можна перерахувати на корпоративну банківську карту. Оформлена вона на ЮЛ. Потрібно врахувати, що при розрахунках через карту банком стягується комісія. Її потрібно враховувати при визначенні на підставі пункту 1 статті 264 НК РФ.

У бухобліку розрахунки за корпоративними картками будуть відображені цими проводками:

ДТ55 Кт51, 52. Перерахування грошей з розрахункового на картковий рахунок.
ДТ91 КТ55. Оплата комісії банку.

Надання карти співробітникові компанії буде фіксуватися в якості видачі під звіт фінансових документів. Передбачаються ці проводки:

ДТ71 КТ50, субрахунок 3. Надання під звіт працівникові розрахункової карти за її номінальною вартістю.
ДТ71 КТ57. Комісія за видачу готівки. Запис вноситься на підставі квитанцій банкоматів.
ДТ50, субрахунок 3 КТ71. Повернення розрахункової картки за її номінальною вартістю.

З усіх квитанцій і чеків рекомендується знімати ксерокопії. Пов'язано це з тим, що чеки мають властивість вицвітати. Отже, з них не можна буде отримати ніякої інформації. Представницькі витрати потрібно оформляти за допомогою цих проводок:

Дт26 КТ71. Представницькі витрати.
Дт26 КТ71. Прийняття до обліку добових.
Дт70 КТ68.01. Нарахування ПДФО на різницю між добовими.
Дт10 Кт60. Оприбуткування матеріалів.
ДТ71 КТ50. Видача перевитрати працівникам.

Проведення виконуються на підставі наказів, звітів, квитанцій і чеків.

Рахунок 71 бухгалтерського обліку - це активно-пасивний рахунок «Розрахунки з підзвітними особами», служить для обліку виданих підзвітних сум і повернення невитрачених сум. На підприємствах працівникам можуть виділятися кошти в підзвіт на господарські витрати, на покупку матеріалів або відрядження. Розглянемо як вести облік розрахунків з підзвітними особами та приклади бухгалтерських проводок за рахунком 71.

Рахунок 71 є активно-пасивним, тому сальдо по рахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим.

За Дт рахунку 71 відображаються суми отриманих грошових коштів співробітником;
За Кт рахунку 71 відображається витрачання грошових коштів.

Аналітичний облік за рахунком «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться за кожною підзвітною особою окремо.

Порядок видачі в підзвіт

Під авансовий звіт дозволяється видавати гроші тільки працівникам підприємства. Підзвітні суми видаються готівкою з каси або перераховуються безготівковим шляхом на банківську картку.

Головне правило при видачі грошей, щоб співробітник відзвітував за отриману раніше підзвітну суму. На підприємствах, як правило, закріплюють наказом осіб, які мають право отримувати під звіт кошти, так як з ними укладається договір про матеріальну відповідальність:

При виплаті грошей підзвітній особі слід дотримуватися правил:

Проконтролювати наявність сальдо у підзвітної особи (за даними регістра БО). Підстава: п.6.3 вказівок ЦБ РФ №3210, в якому зазначено, що забороняється видавати кошти під звіт неотчітавшемуся співробітнику по раніше отриманій сумі.
Отримати письмову заяву працівника в довільній формі, з відображенням основних реквізитів: мета отримання, необхідна сума, термін здачі звіту, дата. Аплікаційну форму слід завізувати керівником компанії або уповноваженою особою.

Встановлено 3-денний термін, коли працівник повинен відзвітувати за отримані підзвітні суми, повернути в касу грошові кошти і представити звіт. У разі, якщо працівник не відзвітувався у встановлений термін, то слід утримати отриману ним суму з доходів працівника і нарахувати ПДФО (ст. 137 ТК РФ). При цьому:

Важливо: утримання з працівника можна робити тільки за письмовою заявою і не більше 20% від заробітної плати (ст. 138 ТК РФ).

Якщо заборгованість (особливо велика сума) за підзвітною особою довгий час числиться в обліку, то податковий інспектор при перевірці може перекваліфікувати таку виплату в позику або порахувати її доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) і донарахувати ПДФО.

Максимальна сума видачі в підзвіт законом не передбачена, але варто враховувати, якщо працівник розраховується з контрагентами від імені підприємства, то за одним договором можна оплатити не більше 100 000 руб.

Авансовий звіт

Всі витрати грошових коштів співробітник відображає в авансовому звіті. Співробітник може витратити підзвітні суми на придбання товарів, матеріалів, ОС, НМА, оплату господарських потреб фірми.

На схемі представлені види витрат за рахунком 71 і первинні документи, які слід додавати до авансового звіту:

Отримайте 267 відеоуроків по 1С безкоштовно:

Якщо у працівника виник перевитрату за підзвітними сумами, тобто співробітник витратив свої особисті кошти, то підприємство має право його відшкодувати при дотриманні встановлених процедур.

Приклади типових проводок за рахунком 71

№ п / п	Зміст госп. операції	Дебет	кредит	Документи-підстави
1	Виплата готівкових коштів під звіт	71	50	Звіт касира, видатковий ордер
2	Перераховано в підзвіт на відрядження на банківську картку	71	51	Виписка банку, платіжне доручення
3	Перераховані кошти в підзвіт на корпоративну картку	71	55	Виписка зі спеціальних рахунків
5	Прийнято витрати за авансовим звітом по купівлі основних засобів	08	71	Акт про приймання робіт і послуг
6	Оприбутковані матеріали, придбані підзвітною особою	10	71	Накладні, документи про перевезення, акт про прийом
7	Відображено суму витрат на виробничо-господарські потреби	20/26/44	71	Авансовий звіт, службове завдання, звіт по відрядженні
9	Оприбутковані товари для перепродажу, придбані підзвітною особою	41	71	Авансовий звіт і накладні
11	Повернення в касу невитрачених коштів	50	71	Звіт касира, прибутковий ордер
12	Нараховано заборгованість по неповернених вчасно сум підзвітної особи	73	71	Авансовий звіт

Розглянемо практичні приклади з проводками за рахунком 71 з видачі, витрачання і повернення підзвітних коштів.

Приклад 1. Відшкодування перевитрати за авансовим звітом - проводки

Співробітникові ТОВ «Ромашка» Іванову І.І. виділено кошти в підзвіт в безготівковій формі в сумі 2 500 руб. (На карту банку) для придбання канцтоварів. Фактично Іванов І.І. витратив 2 840 руб. На фактичні витрати був складений авансовий звіт і до звіту були додані документи-підстави (товарний чек). Перевитрата коштів за авансовим звітом склав 340 руб. Грошові кошти були зараховані Іванову І.І. на банківську карту.

У ТОВ «Ромашка» сформовані проводки по рахунку 71:

Приклад 2. Повернення підзвітних сум за авансовим звітом - проводки

Між ТОВ «Ромашка» і ТОВ «Волошка» укладено договір на надання транспортних послуг на суму 7 200 руб., В т.ч. ПДВ. Для оплати послуг за договором працівник ТОВ «Ромашка» Іванов А.Б. отримав під звіт суму 7 500 руб. Після проведення розрахунків з ТОВ «Волошка» Іванов А.Б. здав авансовий звіт, а залишок коштів повернув до каси.

Бухгалтер ТОВ «Ромашка» сформував проводки:

Дт	Кт	опис	Сума, руб.	Документ-підстава
26/44	60	Послуги ТОВ «Волошка» відображені в складі витрат (7 200 руб. Посилання - 1 098 руб.)	6 102	Акт виконаних робіт
19	60	Виділена сума ПДВ від вартості транспортних послуг	1 098	Акт виконаних робіт
68/2 ПДВ	19	Сума ПДВ від вартості транспортних послуг прийнята до відрахування	1 098	Акт виконаних робіт, рахунок-фактура
71	50/1	З каси ТОВ «Ромашка» Іванов А.Б. отримав кошти під звіт	7 500	Видатковий касовий ордер, заява підзвітної особи
60	71	В обліку відображена оплата послуг, яку здійснив Іванов А.Б. від імені ТОВ «Ромашка»	7 200	Авансовий звіт, акт виконаних робіт
50/1	71	Залишок невитрачене коштів повернуто до каси ТОВ «Ромашка» (7 500 руб. - 7 200 руб.) Івановим А.Б.	300	Видатковий касовий ордер, авансовий звіт, акт виконаних робіт

Приклад 3. Бухгалтерські проводки з витрат на відрядження

Працівник Васильків І.І. відправлений у відрядження на 3 дні, йому видана в підзвіт сума 20 000 руб. Добові становлять 2 000 руб.

При поверненні він здає авансовий звіт з доданими виправдувальними документами:

Ж / д квитки на суму 8 000 руб., В тому числі ПДВ 1 220 руб., Виділений окремим рядком.
Рахунок готелю на бланку суворої звітності на 5 000 руб., Вкл. ПДВ 763 руб. ПДВ також виділено окремим рядком.

Відображення витрат на відрядження за рахунком 71 в проводках:

Дт	Кт	зміст операції	Сума, руб.	Документ-підстава
71	50	Видано кошти під звіт Василькову І.І. з каси	20 000	Видатковий касовий ордер
20	71	Списані витрати на квитки без ПДВ	6 780	Авансовий звіт, ж / д квиток
19	71	Виділено ПДВ по витратах на квитки	1 220	Ж / д квиток
68.НДС	19	ПДВ спрямований до відрахування	1 220	Запис у книзі покупок
20/44	71	Списані витрати на проживання (готель) без ПДВ	4 237	Бланк суворої звітності, касовий чек готелі
19	71	Виділено ПДВ по витратах на готель	763
68.НДС	19	ПДВ спрямований до відрахування	763	Запис у книзі покупок
20/44	71	списані добові	6 000	Авансовий звіт
50	71	Працівником повернуті невитрачене кошти в касу	1 000	Прибутковий касовий ордер

Підзвітні кошти видаються співробітнику на витрати, безпосередньо пов'язані з роботою організації, де він перебуває в штаті. Наприклад, це можуть бути відрядження гроші або фінанси, що виділяються щомісяця на покупку канцтоварів, або оплату поліграфічних матеріалів.

Видача грошей під звіт проводиться в певному порядку, що вимагає дотримання всіх правил. В першу чергу повинно бути написано заяву від підзвітної особи про необхідність виділити йому кошти на виробничі витрати. Заява також складається, коли кошти потрібні керівнику підприємства, так як дані витрати обов'язково підлягають бухгалтерській проводці.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся до консультанта:

ЗАЯВКИ ТА ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО і БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Отримувати підзвітні кошти можна як готівкою в касі підприємства, так і на карту банку. Що відносно терміну, на який видаються гроші, то визначається він керівником фірми.

Як відбувається процес видачі коштів під звіт? Про які нюансах повинні знати співробітники підприємства? І як здійснюється перевірка за витратами?

центральні деталі

Всі підзвітні особи, які отримали гріш на виробничі витрати, зобов'язані у встановлений термін подавати повний звіт того, на що були витрачені кошти компанії. Відомість за витратами надається в бухгалтерію підприємства, до якої повинні додаватися квитанції і чеки від покупок, плати за проживання в готелі, оплату проїзду тощо.

Правила оформлення видачі підзвітних грошей, а також подальшої звітності за витратами, встановлені Порядком ведення касових операцій в РФ. Так, згідно з ними, підприємства мають право видавати підзвітні кошти не тільки співробітникам основного офісу, але і філіям, які не перебувають на самостійному.

Крім того, законодавством щодо підзвітних коштів встановлено наступне:

видача грошей може здійснюватися співробітникам тільки з метою оплати витрат, пов'язаних з діяльністю компанії (наприклад, оплата відрядження);
особа, яка отримала підзвітні кошти, зобов'язується протягом трьох робочих днів, після закінчення терміну, зазначеного в заяві при видачі грошей, або з дня приїзду з відрядження, відзвітувати про витрачені суми бухгалтеру підприємства;
співробітники організації, які раніше не відзвітувалися за попередні видані їм підзвітні гроші, не можуть отримати нові кошти.

Що відносно передачі виданих грошей третій особі, то підзвітна особа не має права вчиняти подібні угоди.

Головне підставу для видачі підзвітних коштів - розпорядження директора підприємства. Однак без згоди співробітника на отримання грошей, бухгалтерія не має права виписати їх співробітнику.

Щоб отримати відрядження або представницькі готівкові кошти, підзвітній особі необхідно написати відповідну заяву, із зазначенням суми, терміну використання грошей і інформації щодо мети їх видачі.

Заява складається у довільній формі, так як спеціальних бланків для отримання підзвітних коштів немає. Зразок заяви можна попросить у співробітника бухгалтерії.

загальні моменти

Порядком ведення касових операцій немає конкретної встановленої суми, яку дозволяється видавати під звіт. Розмір господарсько-операційних витрат організація визначає самостійно в залежності від виду їх призначення.

Те саме можна сказати і до термінів використання коштів: бухгалтерія встановлює їх відповідно до наказу керівника організації. При цьому якщо в розпорядженні зазначено, що кошти видаються, наприклад, на півроку, то працівник не зобов'язаний повертати їх завчасно або щомісяця пред'являти звіт про витрати.

Винятком є \u200b\u200bособиста ініціатива, в інших випадках ніхто не має права змушувати підзвітності особа складати авансовий звіт до закінчення терміну користування грошима.

Готівкові підзвітні кошти, що виписуються співробітникам для оплати господарських потреб, відшкодування витрат за покупку бензину або оплату проїзду в громадському транспорті, видаються конкретному колу осіб. Список даних співробітників визначається керівником організації і ним же затверджується.

Готівкові кошти під звіт для відрядження цілей видаються в межах суми, встановленої на конкретному підприємстві. Визначає суму керівництво організації. При потребі вона може бути збільшена.

Підставою для видачі відрядних є наказ керівника про скерування працівника в службове поїздку.

Якщо в заяві на видачу працівник організації не вкаже термін, на який він отримує гроші, то звіт про витрати потрібно буде надати протягом трьох робочих днів після їх отримання.

Наказ і документи

Основою процедури видачі підзвітних коштів є складання наказу вищого керівництва. Тільки на його підставі бухгалтерія організації мають право списати з основного рахунку підприємства обговорювану суму на виробничі витрати. Бланк наказу можна скачати в інтернеті або скласти його у вільній формі, приклад якої також з легкістю знайти на просторах інтернету.

Розпорядження має містити таку інформацію:

перелік осіб, які мусять видача підзвітних коштів;
посади співробітників;
суми, вважаємо до видачі під звіт;
термін використання коштів;
дата подачі авансової звітності.

Всі співробітники, які мусять видача грошей під подальший звіт, повинні в обов'язковому порядку ознайомитися з наказом і поставити свої підписи, тим самим підтверджуючи факт того, що вони прочитали розпорядження і дають згоду на отримання коштів.

Також з даними особами обов'язково укладається договір про матеріальну відповідальність і тільки після цього вони можуть відправлятися в касу для отримання готівки.

Які документи потрібні для оформлення підзвітних витрат?

Законодавством РФ про ведення касових справ встановлено перелік документів, необхідних до надання при видачі грошей під звіт:

, Що містить в собі причину видачі коштів, а також дані про ініціатора видачі та одержувача (записка не потрібна, якщо ініціатором є директор підприємства);
, Який становить і запевняє керівник;

Якщо кошти списуються з рахунку організації на виробничі витрати, пов'язані з трудовими дорученнями, то для отримання готівки може додатково знадобитися один з наступних документів:

посвідчення про відрядження;
книга реєстрації на відрядження співробітників;
робоче завдання;
довіреність на оплату витрат від імені компанії;
книга обліків наявних довіреностей.

Навіщо і основні цілі

Підзвітні виплати проводяться з метою оплати витрат, необхідних для нормальної роботи підприємства. Видаються дані кошти як співробітникам фірми, так і підрядникам, котра надала організації свої послуги.

Законодавством встановлено перелік основних витрат, які підприємство має право компенсувати підзвітними грошима.

Так, призначення платежу може бути наступним:

оплата службових поїздок (відрядження);
наймання житла співробітнику за рахунок фірми;
на придбання товарно-матеріальних цінностей;
представницькі витрати;
оплата робіт і послуг, виконаних для організації;
покупка канцелярських і побутових приладів для офісів фірми та ін.

Заборонено залучати підзвітні кошти в процес основного грошового обороту організації: здійснювати великі розрахунки між підприємствами і приватними підприємцями. Максимальний ліміт, який директор вправі виписати під звіт для операцій, пов'язаних з примноженням основних засобів, не перевищує 100 тис. Рублів.

встановлені терміни

Обов'язкова умова підзвітних виплат - пред'явлення бухгалтерії повний звіт про витрати. слід подавати після закінчення терміну використання коштів, а саме через три дні після його закінчення.

Видача грошей під звіт здійснюється на той термін, який вкаже керівництво фірми. Кожне підприємство самостійно визначає не тільки суму, але і тривалість використання грошей під звіт.

Справа в тому, що законом не передбачені конкретні терміни повернення даних коштів. Організації можуть видати їх, наприклад, як на три дні, так і півроку. Для кожного співробітника директор сам визначає час подачі звітності.

Гроші під звіт підприємство має право видавати як співробітникам, які перебувають у їх штаті, так і підрядним організаціям. Однак з останніми з них можуть виникнути проблеми, пов'язані з поданням авансового звіту.

Справа в тому, що нерідко бувають випадки найму недобросовісних підрядників, які знаючи, що не значаться в компанії і з них ніяких коштів втримати не можуть, просто не виконують зобов'язання по пред'явленні звіту за витратами, через що в бухгалтерії фірми виникають проблеми.

Що робити в цьому випадку? Видавати кошти при роботі підприємства, який не перебуває в штаті, слід тільки після того, як підрядник підпише папери про матеріальну відповідальність перед фірмою. Також керівництво організації з метою перестраховки вправі внести в договір деякі зміни, наприклад, вказати, що при несвоєчасній подачі звіту, на суму, видану підряднику, буде нараховувати пеню в розмірі 1% за кожен прострочений день.

Крім того, видаючи кошти під звіт, необхідно притримувати наступних правил:

при перерахуванні грошей на банківську карту бухгалтеру потрібно вказувати призначення платіжка, як підзвітний;
заяву на отримання коштів повинно містити інформацію щодо форми видачі: готівкова або безготівкова;
проінструктувати працівника щодо того, що отримані ним кошти не можна передавати іншим співробітникам, інакше при перевірці не уникнути складнощів;
не виписувати гроші без попередньо складеного підзвітною особою заяви, в іншому випадку підприємству буде загрожувати штраф в розмірі 50 тис. руб .;
гроші, витрачені в іноземній валюті, при звітності слід переводити в рублі.

В останньому випадку співробітникові для більш точного підрахунку витрат необхідно мати документ, що підтверджує курс валют, за яким він виробляв обмін. Якщо такого документа немає, то бухгалтерія конвертує валюту в рублі за поточним курсом ЦБ РФ.

нюанси процедури

Видавати нові підзвітні гроші можна тільки після авансового звіту працівника за раніше отримані кошти на витрати. Якщо у співробітника є незакриті борги за даним фактом, то виписавши йому гроші, компанія порушить касову дисципліну, що карається штрафом.

Що відносно подачі звіту, то вона здійснюється в письмовому вигляді. Законодавством передбачена спеціальна форма бланка, що підлягає до заповнення, а також перелік обов'язкових документів, необхідних до пред'явлення, щоб довести факт вироблених витрат.

Авансовий звіт здається співробітником протягом трьох днів з дня закінчення відрядження або терміну, зазначеного в заяві на видачу.

Що варто пам'ятати

Вимагати від співробітника звіт за витратами за отримані кошти потрібно, тільки якщо гроші на витрати він отримав заздалегідь. Якщо ж він витрачав власні гроші, які компанія потім відшкодувала, видавши підзвітні, то авансовий звіт він подавати не повинен. У цьому випадку досить перед видачею грошей взяти у працівника заяву на компенсацію витрат у інтересах підприємства і документи, що підтверджують їх: квитанції, чеки, накладні та ін.

Якщо співробітник не пред'явить відповідні документи, то при перевірці підзвітні кошти будуть сприйматися податківцями, як прибуткові і на них нарахують ПДФО.

Що відносно повернення коштів, що залишилися, то повернути працівник їх право будь-яким зручним для нього способом:

готівкою в касу;
на розрахунковий рахунок компанії.

Однак в цьому випадку може виникнути проблема з самим банком. Так, деякі фінансові установи відмовляються приймати готівку, якщо підприємство видавало їх в електронному вигляді.

Щоб уникнути цієї проблеми, перераховуючи кошти через банк, не потрібно згадувати, що це підзвітний повернення. Найкраще вказати гроші, як інші надходження, або анулювавши прибутковий ордер, повернути залишок коштів працівнику і провести повернення, як утримання заборгованості з заробітної плати.

Спірні моменти і перевірка

Часто при одержанні та видачі підзвітних коштів виникають проблемні моменти, вирішувати які необхідно відразу і на місці. Часто недосвідчені бухгалтери відкладають їх рішення на потім і виписують співробітнику потрібну суму, що потім закінчується штрафами або звільненням.

У таблиці нижче наведені приклади спірних моментів, що виникають досить часто:

ситуація	Рішення
Співробітникові терміново потрібні були підзвітні, а керівника немає на роботі.	Оформити наказ може заступник директора або бухгалтер, але тільки при наявності довіреності на проведення даної процедури.
Керівник в усній формі попросив виділити йому гроші під подальший звіт.	Видача підзвітних здійснюється виключно за наявності письмової заяви та директор не виняток.
Співробітникові необхідна сума більше встановленого ліміту в 100 тис.	Оформити угоду можливо тільки в готівковій формі. Якщо гроші необхідно перевести на карту банку, то перевищення ліміту буде вважатися порушенням касового ведення.
Гроші виписуються підряднику з каси для покупки будівельних матеріалів.	У 2020 році всі особи, працевлаштовані за правовим цивільним договором, юридично є співробітниками підприємства. Тому видача підзвітних в цьому випадку не є порушенням касової дисципліни.
У бухгалтерії наполягають на підписанні договору про матеріальну відповідальність.	Якщо співробітник складається в штаті організації, то підписання такого договору не є обов'язковим. У разі неповернення коштів борг можна буде утримати з його заробітної плати.

Готівку з каси

Щоб підприємство могло здійснювати видачу готівкових коштів під звіт воно повинно мати касу. З цієї причини підзвітні гроші можна отримати виключно через касу організації торгівлі, яка для таких цілей веде спеціальну.

Будь-які суми, що видаються з каси, будь то зарплата або кошти на витрати підприємства, виділяються співробітникам на підставі видаткового ордера, в якому фіксується наступна інформація:

дані працівника, який здобув гроші;
сума;
цільове призначення;
номер наказу;
термін використання;
дата видачі.

Розмір підзвітних визначає директор фірми, і він же знімає потрібну суму з розрахункового рахунку підприємства. Якщо грошей потрібно не багато, то їх можна взяти з залишку готівки, що знаходиться в касі на момент звернення співробітника.

Схема для директора

Видача підзвітних коштів для керівника фірми проводиться в такому ж порядку, як і у випадку з іншими співробітниками. Ніяких особливостей і привілеїв в отриманні витратних грошей під звіт для директорів законом не передбачається, адже вони такі ж працівники компанії, як і всі.

Процедура оформлення, як і в загальних випадках, починається зі складання наказу і написання заяви. Відмінність тільки в тому, що в заяві не потрібно писати «Директору ТОВ ...», досить вказати найменування компанії і запевнити документ підписом і печаткою.

Якщо при податковій перевірці з'ясується факт видачі директору підзвітних коштів, але не виявиться заяви, то фірмі загрожує штраф в розмірі 50 тис. За порушення законодавства щодо ведення касових операцій.

алгоритм

Для нарахування підзвітних коштів в законодавстві встановлено певний порядок, що складається з декількох етапів:

перевірка щодо боргів за раніше видані суми;
складання заяви;
оформлення видаткового ордера;
проводка ордера в касі;
перевірка касової книги.

Пишеться заява в довільній формі на ім'я керівника підприємства і особисто співробітником, на якого будуть виділятися гроші. У ньому обов'язково вказується сума готівки і термін використання.

Видатковий ордер оформляється головним бухгалтером, касиром або керівником підприємства. Підписує його так само бухгалтер або директор, в залежності від того, хто з них є на робочому місці.

Перед видачею грошей касир зобов'язаний перевірити отриманий расходник, а також упевнитися в особистості підзвітної особи, зажадавши паспорт або інший документ.

Після в касову книгу проводиться запис про здобутий ордері і видані кошти під звіт. Відповідальним за даний процес є бухгалтер або головний бухгалтер, якщо вони відсутні на робочому місці, то запис вносить директор.

Відображення в бухобліку

Всі грошові витрати фірми відображаються в бухгалтерському звіті. Крім того, кожна фінансова операція має свою систему кодування, встановлену Податковим Кодексом РФ.

Так, якщо підзвітні були видані для канцелярських або побутових витрат, або на оплату ремонтних робіт для підприємства, то в податковому бухгалтерському звіті дана операція проводиться по 44-ФЗ - Федеральний закон, що відноситься до сфери продажів, послуг і робіт по забезпеченню муніципальних і державних потреб .

Бухгалтерська проводка з видачі грошей під звіт проводиться в день списання коштів з загального рахунку компанії. Якщо в податковому звіті й вказати дані кошти, як підзвітні, то ФНС прийме це за порушення. Крім того, за отримання цих грошей з підзвітної особи буде вилучено податковий збір.

Всі бухгалтерські звіти підприємства ведуться в програмі 1С, підзвітні кошти не є винятком. У разі неповернення залишку грошей або звіту за витратами в установлені строки, решту суми відображають як по кредиту - розрахунок з підзвітними особами, так і за дебетом - недостачі і втрати.