Neformalne skupine in komunikacija v njih. Neformalne in neformalne organizacije. Neformalna struktura skupine
Znaki skupnih dejavnosti
Dejavnost sodelovanja
Tema 5. Skupinsko vedenje v organizaciji
Vse organizacije dosežejo svoje cilje s skupnimi aktivnostmi zaposlenih.
1. Prisotnost enotnega cilja za vse udeležence, ki sodelujejo pri tej dejavnosti. To ljudem omogoča, da oblikujejo skupnost.
2. Imeti en sam kolektivni motiv .
3. Nujna razporeditev procesa dejavnosti na ločena funkcionalno povezana dejanja, operacije in njihova porazdelitev med udeležence. To vodi v oblikovanje določene formalne strukture v podjetju.
4. Strog dogovor, usklajevanje izvajanja določenih ukrepov (predpostavlja prisotnost določenega programa) .
5. Enotni končni rezultat, dosežen s skupnimi močmi.
6. Enotno prostorsko-časovno delovanje udeležencev .
Sodelovanje v skupnih dejavnostih vodi do oblikovanja skupin kot specifičnih akterjev.
Obnašanje ljudi v skupini se po svojih značilnostih razlikuje od vedenja ljudi kot posameznikov. Zato je za učinkovito upravljanje vedenja ljudi v organizaciji treba razumeti psihološke temelje skupinskega vedenja in procese, ki se pojavljajo v skupinah.
Skupina -sorazmerno osamljeno združenje ljudi, ki medsebojno sodelujejo, so medsebojno odvisni in medsebojno vplivajo, ustvarjeno za doseganje določenih ciljev, usklajuje skupne dejavnosti in se obravnava kot del celote.
Vsaka organizacija ima formalno in neformalno strukturo ter ustrezne formalne in neformalne skupine.
Formalne skupine - skupine, ki jih na pobudo vrha praviloma ustvari višje vodstvo za izvajanje določenih nalog, povezanih s cilji organizacije. Lastnosti formalna skupina:
¨ jasno opredeljena sestava in struktura, vključno z organizacijskimi normami
¨ skupne naloge (cilji) za skupino
¨ natančna opredelitev in razporeditev vlog
¨ nedvoumna opredelitev statusov, pravic in obveznosti članov skupine
Izbor formalnih skupin temelji na smotrnosti družbene delitve dela.
Obstajajo naslednje vrste formalnih skupin:
Ukaz (podrejeni) ali administrativna, skupina ali skupina vodje
Delo, ali operativni, skupinski
komite
Neformalne skupine nastanejo kot rezultat individualnih prizadevanj in se razvijajo na podlagi skupnih interesov in simpatij, ne pa na podlagi namernega oblikovanja. To so naravne skupine ljudi v delovnem položaju, ustvarjene za izpolnjevanje družbenih potreb.
Neformalne skupine v organizaciji delimo na:
v Interesne skupine - Člani skupine se združijo, da dosežejo določen cilj, ki ni povezan s cilji organizacije.
v Skupine, ki temeljijo na prijateljstvu, simpatiji, skupnih interesih.
Funkcije neformalnih skupin v organizaciji:
¨ Izpolnjevanje potrebe po pripadnosti skupini, prepoznavanju, spoštovanju in identifikaciji
¨ uresničevanje skupnih družbenih in materialnih interesov (skupne inovacije, pridobivanje dodatnega dohodka, reševanje vprašanj o poletnih kočah, organizacija potovanj itd.)
¨ Zaščita pred pretiranim organizacijskim pritiskom, pretirano intenziviranjem dela, višjimi stopnjami proizvodnje itd.
Prejemanje in posredovanje potrebnih ali zanimivih informacij.
¨ Olajšanje komunikacije in vzpostavljanje medsebojne pomoči pri reševanju organizacijskih in osebnih težav.
¨ Ohranjanje in gojenje skupnih kulturnih, družbenih, nacionalnih, verskih in drugih vrednot.
¨ Ustvarjanje ugodnega okolja za aktivnosti in psihološko udobje, premagovanje odtujenosti, strahu, pridobivanje samozavesti in umirjenosti
¨ Prilagajanje in vključevanje novih in mladih zaposlenih
Preberite tudi:
|
Obstajata torej dve vrsti skupin: formalna in neformalna. Te vrste skupin so pomembne za organizacijo in zagotavljanje velik vpliv na člane organizacije.
Formalne skupine so skupine, ustvarjene po volji vodstva.
Obstajajo skupine voditeljev, delovne (ciljne) skupine in odbori.
· Skupino voditeljev sestavljajo vodja in njegovi neposredni podrejeni, ki so na območju njegovega nadzora (predsednik in podpredsedniki).
· Delovna (ciljna) skupina - zaposleni, ki delajo na eni nalogi.
· Odbor - skupina znotraj organizacije, ki je bila pooblaščena za izvajanje naloge ali sklopa nalog. Včasih se odbori imenujejo sveti, komisije in delovne skupine. Obstajajo stalni in posebni odbori.
Neformalna skupina je spontano nastajajoča skupina ljudi, ki redno komunicira za dosego določenega cilja. Razlogi za pridružitev - občutek pripadnosti, pomoči, zaščite, komunikacije.
Neformalne organizacije izvajajo socialni nadzor nad svojimi člani. Običajno se določijo določene norme, ki jih mora upoštevati vsak član skupine. V neformalnih organizacijah se tendenca upira spremembam. Običajno neformalno organizacijo vodi neformalni vodja. Neformalni vodja bi moral skupini pomagati doseči cilje in ohraniti obstoj.
Na uspešnost formalnih in neformalnih skupin vplivajo isti dejavniki:
1. Velikost skupine. Ko skupina raste, je komunikacija med člani težja. Poleg tega lahko znotraj skupine nastanejo neformalne skupine s svojimi cilji. V majhnih skupinah (od 2 do 3 ljudi) se ljudje počutijo osebno odgovorne za določeno odločitev. Pomisli to optimalna velikost skupine od 5 - 11 oseb.
2. Sestava (ali stopnja podobnosti osebnosti, stališča, pristopi). Menijo, da lahko najbolj optimalno odločitev sprejmejo skupine, sestavljene iz ljudi, ki so v različnih položajih (tj. Različni ljudje).
3. Skupinske norme. Oseba, ki želi, da jo skupina sprejme, mora upoštevati določene skupinske norme. (Pozitivne norme so norme, ki podpirajo vedenje, namenjeno doseganju ciljev. Negativne norme so norme, ki spodbujajo vedenje, ki ne prispeva k doseganju ciljev, na primer kraja, zamuda, odsotnost, pitje alkohola na delovnem mestu itd.).
4. Kohezija. Šteje se kot merilo gravitacije članov skupine med seboj in do skupine. Visoka stopnja skupinske kohezije lahko izboljša učinkovitost celotne organizacije.
5. Skupinsko somišljenike. To je težnja posameznika, da zatre svoje poglede na nek pojav, da ne bi motil harmonije skupine.
6. Konfliktnost. Razlike v mnenjih povečujejo verjetnost konfliktov. Posledice konflikta so lahko pozitivne, saj omogočajo prepoznavanje različnih stališč (to vodi do večje učinkovitosti skupine). Negativne posledice so v zmanjšanju učinkovitosti skupine: slabo stanje duha, nizka stopnja sodelovanja, premik v poudarkih (več pozornosti nameni "zmagi" v konfliktu, namesto reševanju resničnega problema).
7. Status članov skupine. Določajo ga delovna doba v hierarhiji delovnega mesta, naziv delovnega mesta, izobrazba, izkušnje, ozaveščenost itd. Običajno imajo člani skupine z visokim statusom večji vpliv na druge člane skupine. Zaželeno je, da mnenje članov skupine z visokim statusom ne prevladuje v skupini.
Formalne skupine so običajno opredeljene kot strukturne enote v organizaciji. Imajo formalno imenovanega vodjo, formalno določeno strukturo vlog, položajev in položajev v podjetju ter formalno dodeljene funkcije in naloge.
Formalna skupina ima naslednje značilnosti:
1. je racionalno, tj. temelji na načelu namenskosti, zavestnega gibanja k določenemu cilju;
2. je brezosebna, tj. je namenjen posameznikom, katerih razmerje se vzpostavi po sestavljenem programu.
V formalni skupini so na voljo le storitvene povezave med posamezniki, ki upošteva le funkcionalne cilje.
TO formalne skupine nanašajo:
· Vertikalna organizacija, ki združuje več organov in pododdelkov na tak način, da se vsak od njih nahaja med dvema drugima - višjimi in nižjimi, vodstvo vsakega od organov in pododdelkov pa je zgoščeno v eni osebi.
· Funkcionalna organizacija, v skladu s katero je vodstvo razdeljeno med številne osebe, specializirane za izvajanje določenih funkcij in del.
· Organizacija sedeža, za katero je značilna prisotnost sedeža svetovalcev, strokovnjakov, pomočnikov, ki niso vključeni v sistem vertikalne organizacije.
Formalne skupine se lahko oblikujejo za opravljanje običajnih funkcij, kot je računovodstvo, ali pa se ustvarijo za reševanje določene ciljne naloge, na primer komisija za razvoj projekta.
Neformalnih skupin ne ustvarjajo ukazi vodstva organizacije in formalne odločitve, temveč člani te organizacije v skladu z njihovimi medsebojnimi simpatijami, skupnimi interesi in istimi hobiji in navadami. Te skupine obstajajo v vseh podjetjih, čeprav niso predstavljene v diagramih, ki odražajo strukturo organizacije in njeno strukturo.
Neformalne skupine imajo običajno svoja nepisana pravila in norme vedenja, ljudje dobro vedo, kdo je v njihovi neformalni skupini in kdo ne. V neformalnih skupinah se razvije določena porazdelitev vlog in položajev. Običajno imajo te skupine eksplicitnega ali implicitnega vodjo. V mnogih primerih lahko neformalne skupine enako ali bolj vplivajo na svoje člane kot formalne strukture.
Neformalne skupine so spontano (spontano) oblikovan sistem družbenih vezi, norm, dejanj, ki so plod bolj ali manj dolgotrajne medosebne komunikacije.
Neformalne skupine lahko glede na slog vedenja razvrstimo na naslednji način:
· Prosocialna, tj. socialno pozitivne skupine. to družbeno-politični mednarodni klubi prijateljstva, skladi za socialne pobude, skupine varstvo okolja in reševanje kulturnih spomenikov, klubska ljubiteljska društva itd. Imajo praviloma pozitivno smer.
· Asocial, tj. skupin stran od socialnih problemov.
· Nesocialna. Te skupine so najbolj prikrajšani del družbe in mu povzročajo tesnobo. Po eni strani moralna gluhost, nezmožnost razumevanja drugih, drugačno stališče, po drugi strani pa pogosto lastne bolečine in trpljenje, ki so doletele to kategorijo ljudi, prispevajo k razvoju ekstremnih pogledov med njenimi posameznimi predstavniki.
Na življenje skupine in njeno delovanje vplivajo trije dejavniki:
1. značilnosti članov skupine;
2. strukturne značilnosti skupine;
3. situacijske značilnosti.
Značilnosti članov skupine, ki vplivajo na njeno delovanje, vključujejo osebnostne lastnosti sposobnost, izobrazba in življenjske izkušnje.
Strukturne značilnosti skupine vključujejo:
· Komunikacija v skupini in norme vedenja (kdo s kom in kako);
· Status in vloge (kdo zasede kakšen položaj v skupini in kaj počne);
· Osebne všečke in nevolje med člani skupine (kdo ima koga rad in kdo koga ne);
· Moč in konformizem (kdo vpliva na koga, kdo je pripravljen prisluhniti in koga ubogati).
Prvi dve strukturni značilnosti se bolj nanašata na analizo formalne organizacije, preostali na vprašanje neformalnih skupin.
Na vzpostavljanje prijateljskih odnosov med ljudmi pomembno vpliva več točk:
1. Osebne značilnosti interakcije. Ljudje imajo radi tiste, ki imajo radi iste pojave, stvari, procese, ki so jim všeč, tj. ljudje imajo radi tiste, ki so jim podobni, ki so jim blizu po duhu, okusu in željah. Ljudje privlačijo tiste, ki imajo enako ali bližnjo raso, narodnost, izobrazbo, sistem pogledov na življenje itd. Ljudje s podobnimi osebnostnimi značilnostmi lahko bolj verjetno razvijejo prijateljstva kot tisti z bistveno drugačnimi osebnimi lastnostmi.
2. Prisotnost teritorialne bližine lokacije teh ljudi. Bolj ko so delovna mesta članov skupine, večja je verjetnost, da bodo vzpostavili prijateljske odnose. Enako velja za bližino lokacije njihovega prebivališča.
3. Pogostost sestankov in pričakovanje, da se bodo ta srečanja v prihodnosti dogajala dovolj pogosto.
4. Kako uspešna je skupina. Na splošno uspeh pri ljudeh bolj kot do neuspešnega delovanja skupine razvije pozitiven odnos do drugega.
5. Prisotnost enega cilja, ki je odvisen od dejanj vseh članov skupine. Če se člani skupine ločijo od reševanja posameznih problemov, se medsebojna simpatija in prijaznost razvijeta manj pogosto, kot če delata na reševanju skupnega problema za vse.
6. Široko sodelovanje vseh članov skupine pri odločanju. Sposobnost vplivanja na skupinske procese spodbuja razvoj pozitivnega dojemanja ekipe med člani skupine.
Prisotnost sočutja v odnosih med ljudmi, prisotnost prijateljskih odnosov med člani skupine močno vpliva na razpoloženje ljudi, na njihovo zadovoljstvo z njihovim delom, njihovo članstvo v skupini. Vendar ni mogoče nedvoumno trditi, da prijateljski odnosi med člani skupine le pozitivno vplivajo na rezultate dela in delovanje organizacije kot celote. Če imajo ljudje, ki imajo prijateljske odnose med seboj visoko motivacijo za delo, potem prisotnost medsebojne simpatije in prijateljstva prispeva k pomembnemu povečanju rezultatov njihovega dela in s tem pozitivno vpliva na delovanje skupine kot celote. Če so ljudje slabo motivirani za delo, bo rezultat povsem nasproten. Veliko časa bodo preživeli v neuporabnih pogovorih, odmorih, čajankah itd., Nenehno se bodo motili od dela in močno zmanjšali učinkovitost svojega dela. Hkrati lahko druge odvrnejo od dela in ustvarijo vzdušje brezdelja in sproščenosti.
Situacijske značilnosti skupine so malo odvisne od vedenja članov skupine in skupine kot celote. Te značilnosti so povezane z njegovo velikostjo in prostorsko lego.
V manjših skupinah je težje doseči dogovor in traja veliko časa, da uredite odnose in stališča. V velikih skupinah je težko najti informacije, saj so člani skupine ponavadi bolj zadržani.
Prostorska ureditev članov skupine opazno vpliva na njihovo vedenje. Tri so pomembne značilnosti prostorske lege posameznika, od katerih je odvisen odnos med osebo in skupino. Prvič, to je prisotnost stalnega ali določenega kraja ali ozemlja. Nejasnost glede tega vprašanja povzroča številne težave in konflikte v medosebnih odnosih. Drugič, to je osebni prostor, torej prostor, v katerem je telo samo te osebe. Prostorska bližina namestitve ljudi lahko povzroči veliko težav. Tretjič, to je medsebojna razporeditev krajev. Če oseba vzame delovnem mestu na čelu mize ga samodejno postavi v položaj vodje v očeh drugih članov skupine. Vodstvo, ki pozna ta in druga vprašanja glede lokacije članov skupine, lahko doseže pomemben učinek le s pravilno namestitvijo delovnih mest.
19. Formalne in neformalne skupine v organizacijah.
V kateri koli organizaciji obstajajo skupine - formalne in neformalne.
Formalne skupine so skupine, ki nastanejo na pobudo uprave in so del določene enote v organizacijskih strukturah in osebju podjetja. Obstajajo različne vrste formalnih skupin:
Skupina menedžerjev (ekipa) - sestavljajo ga vodja podjetja (njegov oddelek) in neposredni namestniki ter pomočniki vodje
Funkcionalna skupina - združuje vodjo in strokovnjake funkcionalne enote (oddelek, urad, služba), ki izvajajo skupno funkcijo vodenja in imajo podobne poklicne cilje in interese.
Proizvodna skupina - vključuje vodjo in zaposlene, vključeni v izvajanje določena vrsta dela na nižji ravni vodenja (povezava, brigada, lokacija) Člani skupine, ki sodelujejo pri eni nalogi, spodbuda je končni rezultat, razlike med njimi pa so povezane s porazdelitvijo vrst dela med člani skupine, odvisno od usposobljenosti delavcev.
odbor je skupina znotraj podjetja, ki ji višje vodstvo podeli pooblastilo za kateri koli projekt ali nalogo. Glavna razlika med odborom in drugimi formalnimi strukturami je odločanje v skupini, ki je včasih najučinkovitejše sredstvo za reševanje zapletenih problemov in doseganje ciljev.
Neformalne skupine so prosto oblikovane majhne družbene skupine ljudi, ki vstopajo v nenehno interakcijo, da bi dosegle osebne cilje.
Neformalnih skupin ne ustvarja vodstvo z ukazi in formalnimi odločitvami, temveč člani organizacije, odvisno od njihovih medsebojnih simpatij, skupnih interesov, istih navez itd. Te skupine obstajajo v vseh organizacijah, čeprav se v strukturnih diagramih ne odražajo.
Neformalne skupine imajo svoja nepisana pravila in norme vedenja, ljudje dobro vedo, kdo je vključen v njihovo neformalno skupino in kdo ne. V neformalnih skupinah se razvije določena porazdelitev vlog in položajev, te skupine imajo izrecno ali implicitno določenega vodjo.
Neformalne skupine se običajno oblikujejo spontano znotraj formalnih skupin, s katerimi imajo veliko skupnega, in sicer:
Imeti določeno organizacijo - hierarhijo, vodjo in naloge;
Imajo določena nepisana pravila - norme;
Imajo določen izobraževalni proces - faze;
Imajo določene sorte - vrste neformalnih skupin glede na stopnjo zrelosti
Vzroki za oblikovanje neformalnih skupin so lahko različni: želja po pripadnosti določeni družbeni skupini in določenih socialnih stikih, možnost prejemanja pomoči kolegov iz ekipe, želja po vedenju o tem, kaj se dogaja naokoli, uporaba neformalnih komunikacijskih kanalov, želja po tem, da bi bili bližje tistim, ki sočustvujejo ...
Med formalnimi in neformalnimi skupinami obstajajo velike razlike tako v namenu, zaradi katerega so ustvarjene, kot v oblikah vpliva njihovih voditeljev na druge člane skupine.
Glavne razlike med formalnimi in neformalnimi skupinami
|
Razvrstitev |
Specifikacije |
|
|
Formalne skupine |
Neformalne skupine |
|
|
Določa organizacija glede na mesto skupine v formalni strukturi |
Izpolnjevanje družbenih potreb, ki presegajo interese formalne organizacije (hobiji, prijateljstvo, ljubezen itd.) |
|
|
Pogoji nastopa |
Po vnaprej pripravljenem projektu gradnje organizacije |
Ustvarjeno spontano |
|
Imenuje ga organizacija |
Skupina prepoznala |
|
|
Komunikacije |
Formalni kanali z drugimi strukturnimi elementi in znotraj skupine |
Večinoma neformalni kanali znotraj in zunaj skupine |
|
Interakcija med člani skupine |
Na podlagi proizvodnih ciljev |
Razvijte se spontano |
|
Oblike vpliva na člane skupine |
Vse oblike, vendar prevladujejo gospodarska in upravna narava |
Večinoma metode osebnega psihološkega vpliva |
Neformalne skupine so v vsaki organizaciji in resen vidik dejavnosti vodje je potreba po razumevanju pomena obstoja teh skupin in njihovega upravljanja.
Eden prvih znanstvenikov, ki je začel biti pozoren na ta vprašanja, je bil teoretik na področju raziskovalnih skupin George Homans, ki je ustvaril model, imenovan Homansov model.
Bistvo tega modela je v tem, da ljudje v procesu skupne dejavnosti vstopajo v interakcije, ki pa prispevajo k manifestaciji občutkov - pozitivnih in negativnih čustev drug do drugega. Ta čustva vplivajo na to, kako ljudje izvajajo svoje dejavnosti, in vodijo do povečanja ali zmanjšanja njegove učinkovitosti.
Optimalno je stanje kolektiva, v katerem formalne in neformalne skupine čim bolj sovpadajo. To prekrivanje formalnih in neformalnih struktur zagotavlja povezanost ekipe in povečuje produktivnost.
Ena najpomembnejših nalog vodje je zbliževanje formalnih in neformalnih struktur, pozitivna usmeritev neformalnih skupin in boj proti negativnim manifestacijam v timu.
Posamezniki zelo redko delajo ločeno od drugih. To se lahko zgodi le v izjemnih primerih, ko zaposleni opravlja samostojno nalogo, ki jo nadzoruje le najvišje vodstvo organizacije, ko avtonomno vzpostavi stik zunanje okolje in se odloča večinoma samostojno.
Vendar večina situacij, ki nastanejo med organizacijsko dejavnostjo, zaznamujejo natančno skupinske odnose. Skupine v organizacijah so osnova sinergijskega učinka in člani organizacije praviloma preprosto ne mislijo na svoje dejavnosti zunaj družbene skupine.
Posebnost organizacije je, da se delo v njej vedno izvaja znotraj skupin ali skupin. Hkrati značilnosti dela, ki ga opravlja ta organizacija, niso pomembne.
Na vedenje posameznih članov skupine v organizaciji, kot kažejo številne študije, skupina močno vpliva. Voditelji v organizaciji morajo spoznati, da obstaja pritisk skupine, ki skupini pomaga učinkoviteje delovati v smeri skupnih ciljev.
Za skupine v organizaciji je značilna vsebina in usmeritev njihovih dejavnosti. Vsebino dejavnosti članov skupine lahko določite na različne načine. Na primer, za člane skupine lahko rečemo, da komunicirajo; imajo skupen cilj; vedeti drug o drugem.
Predstavljajte si cilje, ki jim lahko skupina služi v organizaciji: včasih se skupine pojavijo za reševanje drugih, manj formalnih nalog (nekatere med njimi morda ne bodo prispevale k doseganju ciljev organizacije). Hkrati bi moralo vodstvo skupine:
Razdeli delo med člane skupine;
Upravljanje in spremljanje uspešnosti dela;
Reševanje problemov in sprejemanje odločitev;
Izvajati obdelavo informacij;
Zbiranje idej in informacij za skupinske dejavnosti;
Pregledati in ratificirati odločitve v zvezi s člani skupine;
Uskladiti in vzpostaviti povezave z zunanjim okoljem skupine;
Vzgojiti podrejenim občutek odgovornosti in sodelovanja v poslu;
Pogajajte se s člani skupine in razrešite konfliktne situacije v skupini;
Raziščite in se pozanimajte o preteklih dejavnostih članov skupine.
Značilnosti skupinskih dejavnosti. Skupinske dejavnosti ljudi znotraj organizacije (in ne dejavnosti posameznih zaposlenih) lahko štejemo za nujni pogoj za doseganje organizacijskih ciljev. Izpostavimo glavne značilnosti skupinske dejavnosti:
1. Očitno skupine človeku zagotavljajo psihološki dom.
2. Skupina kot celota daje boljše ideje, čeprav ustvarja manj idej kot posamezni člani skupine. Ideje skupine pa odlikujejo boljša izdelava, celovita ocena in večja stopnja odgovornosti zanje.
3. Skupina sprejema bolj tvegane odločitve kot posamezni člani skupine. Verjetno se bo razvila določena vrsta skupinskega razmišljanja, v katerem se bo skupina počutila neranljivo.
Vrste vedenja članov organizacije v skupinah. Za uspešno opravljanje delovnih nalog, potrebnih za organizacijo, morajo delavci sodelovati in se vključiti v skupine. Proces sodelovanja in integracije bo uspešen, če člani skupine upoštevajo določene družbene norme, zaznajo družbeni nadzor s pritiskom skupine, izkusijo občutek identifikacije med člani skupine, medsebojno odvisne odnose, vpliv vodje skupine itd.
Skupine se lahko oblikujejo kot rezultat vnaprej načrtovanih ukrepov vodstva organizacije kot nekega dela formalne strukture. Toda včasih se neformalne organizacijske strukture pojavijo kot rezultat nenačrtovanih družbenih procesov. V zvezi s tem je pomembno določiti naravo in značilnosti delovanja formalnih in neformalnih skupin v organizaciji.
Formalne skupine.Pod formalnimi mislimo na skupine v organizaciji, namerno ustvarjene za doseganje skupnih ciljev organizacije.Te skupine opravljajo formalne funkcije, kot so izvajanje določenih nalog, ustvarjanje idej, vzdrževanje povezav itd., Ki pomagajo doseči cilje organizacije. Jasno je, da je za doseganje vsakega cilja treba ustvariti določeno strukturno enoto (v nekaterih primerih tudi več strukturnih enot), ki deluje povsem samostojno, in bi bilo treba v skladu z zahtevami po sodelovanju in izvajanju skupnih delovnih dejavnosti formalno povezati z drugimi strukturnimi enotami organizacije.
Formalne skupine ponavadi ostajajo razmeroma stabilne, čeprav se njihova sestava lahko razlikuje. To je razloženo z neosebnostjo formalne strukture - v skupinah obstajajo samo statusi, ne glede na posameznike, ki jih zasedajo. Seveda lahko organizacija ustvari tudi začasne formalne skupine za izvajanje določene naloge. Formalne skupine lahko razvrstimo na več načinov, kot so razlike v članstvu, opravljene naloge in položaji v organizacijski strukturi.
Neformalne skupine.Kot smo že omenili, neformalne skupine obstajajo v formalni strukturi katere koli organizacije. Te skupine temeljijo predvsem na medosebnih odnosih, zadovoljstvu (ali nezadovoljstvu) psiholoških in socialnih potreb, ki niso povezane s formalnimi cilji. V tem primeru člani družbene skupine v organizaciji niso osredotočeni na družbeni status in vloge, temveč na odnose med primarnimi skupinami. V takih skupinah se razvija soodvisnost, njeni člani nenehno vplivajo na vedenje drug drugega in prispevajo k zadovoljevanju osebnih potreb, na primer pri komunikaciji, pri drugih socialnih motivacijah, ki so odsotne v povsem delovnih situacijah, zlasti v pogojih industrijska podjetja ali v donosnih podjetjih.
Članstvo v neformalni skupini lahko prekine formalna struktura, zlasti s premestitvijo zaposlenega v drug, prostorsko oddaljen del organizacije ali z vertikalnim premikom na drugo vodstveno raven. V nekaterih primerih je neformalna skupina lahko hkrati formalna ali del formalne skupine (sredstvo oddelka, oddelka, sektorja ali celo organizacije kot celote).
Člani neformalna skupina ponavadi imenujejo svojega vodjo, ki ima neformalno moč le znotraj te skupine. Neformalni vodja praviloma odraža stališča in vrednote članov skupine, pomaga pri reševanju konfliktov, vodi skupino k doseganju ciljev, vzpostavlja povezave zunaj skupine in jih uporablja, kar prispeva k prilagoditvi skupine v organizaciji. Neformalni vodja se pogosto spreminja glede na situacijo. V nekaterih primerih neformalni vodja hkrati služi tudi kot formalni vodja. Vendar ta situacija ni značilna za organizacijo, saj neformalni vodja, ki je prejel formalni status, običajno izgubi neformalno avtoriteto in je prisiljen uvesti formalne sankcije proti članom skupine.
Neformalne skupine so zelo pomembne za uspešno delovanje organizacije, zato se celo poskuša umetno ustvariti takšne skupine. Naravne skupine od tri do šest zaposlenih, ki so medsebojno razvile visoko stopnjo bližine in naklonjenosti drug drugemu, bi moralo biti podprto z vodstvom organizacije. V nasprotnem primeru se naravna neformalna struktura ali ne bo razvila ali pa se bo razvila v oblikah, ki so za organizacijo nezaželene in posegajo v doseganje ciljev-nalog. Naravna skupina se lahko goji umetno in postane družinska skupina od 8-30 članov. Nadalje bi moral proces razvijanja in krepitve občutka navezanosti v 6-12 mesecih voditi do oblikovanja ene organizirane skupine, ki jo sestavljajo razvejane mreže komunikacij na ravni organizacije družinskih skupin, od katerih vsaka vključuje več naravnih skupin. Tako organizirano skupino lahko razumemo kot javna organizacija, katere člane vežejo skupni nameni.
Torej, skupine v organizaciji so lahko formalne in neformalne; neformalne skupine niso del formalne organizacijske strukture; lahko jih vodijo zaposleni, ki imajo malo ali nič formalne moči v organizacijski strukturi. Takšne skupine pa so lahko zelo močne in koristne pri izpolnjevanju nalog.
Formalno in neformalno
Pisanja poslovodstva nenehno poudarjajo pomen usklajenega delovanja organizacije. Po mnenju mnogih avtorjev bo organizacija, če bo našel pravo formulo, delovala kot dobro naoljen stroj.
Ko je govoril o vlogi sistema upravljanja s "človeškimi viri" pri razvoju podjetja, je eden od voditeljev ameriškega podjetja 3M ugotovil, da je učinkovito upravljanje s "človeškimi viri" eden od kritičnih dejavnikov gospodarskega uspeha. V nedavni preteklosti je bilo tekmovanje osredotočeno na področje tehničnega napredka, izboljšanja tehnologije, organizacijske strukture, trženje, poprodajne storitve. A bistvo posla v prvi vrsti določajo ljudje.
Vsak zaposleni v našem podjetju opravlja svojo funkcijo in združuje moči z drugimi pri doseganju skupnih rezultatov. Upravljanje s človeškimi viri je danes ključna sestavina našega poslovanja. Zagotavlja ugodno okolje, v katerem se uresniči delovni potencial, razvijejo osebne sposobnosti, ljudje dobijo zadovoljstvo z opravljenim delom in javno priznanje svojih dosežkov.
Vodje organizacije so zadovoljni, če organizacija še naprej obstaja kot en sam organizem. Vendar skoraj vedno resnični stereotipi vedenja in stališč članov organizacije nekoliko ali zelo odstopajo od formalnega načrta vodstva organizacije.
Neformalne skupine, ki se tvorijo v organizacijah, so močna sila, ki lahko pod določenimi pogoji dejansko postane prevladujoča v organizaciji in izniči prizadevanja vodstva. Neformalne skupine lahko pozitivno vplivajo tudi na dejavnosti formalne organizacije.
Srednji menedžerji morajo uskladiti zahteve neformalnih skupin v organizaciji z zahtevami vodstvene ekipe nad njimi. Ta potreba vodi direktorje, da iščejo nestandardne metode upravljanja z ljudmi ali učinkoviteje uporabljajo obstoječe metode, da bi izkoristili potencialne koristi in zmanjšali negativni vpliv neformalnih skupin.
Enoznačne opredelitve skupine ni, ker je precej prožna in podvržena vplivom okoliščin, vendar je splošno splošno uveljavljeno stališče o skupini kot razmeroma osamljenem pojavu dveh ali več oseb, ki sta v dokaj stabilnem medsebojnem delovanju in dovolj dolgo izvajata skupne akcije ... Interakcija članov skupine temelji na določenem skupnem interesu in je lahko povezana z doseganjem skupnega cilja. Hkrati ima skupina določen skupinski potencial ali skupinske zmožnosti, ki ji omogočajo, da vstopi v odnos z zunanjim svetom in se prilagodi spremembam v okolju.
Za skupino je značilno naslednje:
· Člani skupine se sebe in svoja dejanja identificirajo s skupino kot celoto in tako v zunanjih interakcijah delujejo kot v imenu skupine. Oseba ne govori o sebi, temveč o skupini kot celoti, pri čemer uporablja zaimek "mi".
· Interakcija med člani skupine je narava neposrednih stikov, osebnega pogovora, opazovanja vedenja drug drugega itd. V skupini ljudje neposredno komunicirajo med seboj in formalnim interakcijam dajejo "človeško obliko".
· V skupini je poleg formalne razdelitve vlog, če obstajajo, nujno neformalna razdelitev vlog, ki jih skupina običajno prizna. Posamezni člani skupine prevzamejo vlogo generatorjev idej, drugi se nagibajo k usklajevanju prizadevanj članov skupine, tretji pa skrbijo za odnose v skupini, za ohranjanje dobro podnebje v ekipi četrti poskrbi, da je v delu red, vse je bilo narejeno pravočasno in privedeno do konca. Obstajajo ljudje, ki igrajo vlogo strukturizatorjev, skupini postavljajo cilje, spremljajo vpliv okolja na naloge, ki jih skupina rešuje.
Obstajata dve vrsti skupin: formalne in neformalne. Tovrstne skupine so pomembne za organizacijo in močno vplivajo na člane organizacije.
Formalne skupine so običajno opredeljene kot strukturne enote v organizaciji. Imajo formalno imenovanega vodjo, formalno določeno strukturo vlog, položajev in položajev v podjetju ter formalno dodeljene funkcije in naloge.
Formalna skupina ima naslednje značilnosti:
1. Racionalno je, tj. temelji na načelu namenskosti, zavestnega gibanja k določenemu cilju;
2. Je brezosebna, tj. je namenjen posameznikom, razmerje med katerimi se vzpostavi po sestavljenem programu.
V formalni skupini so na voljo le storitvene povezave med posamezniki, ki upošteva le funkcionalne cilje.
Formalne skupine vključujejo:
· Vertikalna (linearna) organizacija, ki združuje več teles in pododdelka tako, da se vsak od njih nahaja med dvema drugima - višjim in nižjim, vodstvo vsakega od organov in pododdelkov pa je skoncentrirano v eni osebi.
· Funkcionalna organizacija, v skladu s katero je vodstvo razdeljeno med številne osebe, specializirane za izvajanje določenih funkcij in del.
· Organizacija sedeža, za katero je značilna prisotnost sedeža svetovalcev, strokovnjakov, pomočnikov, ki niso vključeni v sistem vertikalne organizacije.
Formalne skupine se lahko oblikujejo za opravljanje običajnih funkcij, kot je računovodstvo, ali pa se ustvarijo za reševanje določene ciljne naloge, na primer komisija za razvoj projekta.
Neformalne skupine ne ustvarjajo ukazi vodstva organizacije in formalne odločitve, temveč člani te organizacije v skladu z njihovimi medsebojnimi simpatijami, skupnimi interesi, istimi hobiji in navadami. Te skupine obstajajo v vseh podjetjih, čeprav niso predstavljene v diagramih, ki odražajo strukturo organizacije in njeno strukturo.
Neformalne skupine imajo običajno svoja nepisana pravila in norme vedenja, ljudje dobro vedo, kdo je v njihovi neformalni skupini in kdo ne. V neformalnih skupinah se razvije določena porazdelitev vlog in položajev. Običajno imajo te skupine eksplicitnega ali implicitnega vodjo. V mnogih primerih lahko neformalne skupine enako ali bolj vplivajo na svoje člane kot formalne strukture.
Neformalne skupine so spontano (spontano) oblikovan sistem družbenih vezi, norm, dejanj, ki so plod bolj ali manj dolgotrajne medosebne komunikacije.
Neformalna skupina ima dva okusa:
1. Je neformalna organizacija, v kateri imajo neformalni službeni odnosi funkcionalno (proizvodno) vsebino in obstajajo vzporedno s formalno organizacijo. Na primer optimalen sistem poslovnih vezi, ki se spontano razvije med zaposlenimi, nekatere oblike racionalizacije in iznajdbe, načini odločanja itd.
2. Je socialno-psihološka organizacija, ki deluje v obliki medosebnih odnosov, ki nastanejo na podlagi vzajemnega interesa posameznikov drug za drugega, ne glede na funkcionalne potrebe, tj. neposredna, spontano nastajajoča skupnost ljudi, ki temelji na osebni izbiri povezav in asociacij med njimi (druženje, amaterske skupine, odnosi prestiža, vodenja, simpatije itd.).
Slika neformalne skupine je izjemno pestra in spremenljiva v smeri interesov, narave dejavnosti, glede na starost in socialno sestavo itd.
Neformalne skupine lahko glede na ideološko in moralno usmeritev, slog vedenja razvrstimo na naslednji način:
· Prosocialna, tj. socialno pozitivne skupine. To so socialni in politični klubi mednarodnega prijateljstva, skladi za socialne pobude, skupine za varstvo okolja in reševanje kulturnih spomenikov, klubska ljubiteljska društva itd. Praviloma imajo pozitiven poudarek.
· Asocial, tj. skupin stran od socialnih problemov.
· Nesocialna. Te skupine so najbolj prikrajšani del družbe in mu povzročajo tesnobo. Po eni strani moralna gluhost, nezmožnost razumevanja drugih, drugačno stališče, po drugi strani pa pogosto lastne bolečine in trpljenje, ki spadajo v skupino te kategorije ljudi, prispevajo k razvoju ekstremnih pogledov med njenimi posameznimi predstavniki.