Jadwal kerja formulir t 13 di Excel. Mengisi absen: dokumen penting untuk menghitung penggajian. Aturan untuk mengisi absen

Time sheet merupakan dokumen utama yang memuat informasi jumlah absensi dan absensi setiap karyawan perusahaan. Itu dipindahkan ke departemen akuntansi. Dan atas dasar data tersebut, upah dihitung dan diperoleh.

Undang-undang menetapkan 2 formulir lembar waktu terpadu: T-12 - untuk pengisian manual; T-13 - untuk kontrol otomatis waktu kerja yang sebenarnya (melalui pintu putar).

Data dimasukkan setiap hari kerja. Pada akhir bulan, dihitung total kehadiran dan ketidakhadiran setiap karyawan. Pembentukan laporan dapat disederhanakan dengan mengotomatiskan pengisian beberapa sel menggunakan Excel. Mari kita lihat caranya.

Mengisi data masukan dengan fungsi Excel

Bentuk T-12 dan T-13 memiliki komposisi kebutuhan yang hampir sama.

Unduh lembar waktu:

Pada header halaman ke-2 formulir (misal T-13), isikan nama organisasi dan unit struktural. Jadi, seperti dalam dokumen konstituen.

Kami mendaftarkan nomor dokumen secara manual. Di kolom "Tanggal kompilasi", setel fungsi HARI INI. Untuk melakukan ini, pilih sel. Dalam daftar fungsi, temukan yang diinginkan dan klik OK 2 kali.

Di kolom "Periode pelaporan" kami menunjukkan hari pertama dan terakhir bulan pelaporan.

Kami menyisihkan lapangan di luar timesheet. Di sinilah kami akan bekerja. Ini adalah bidang OPERATOR. Pertama, mari buat kalender kita untuk bulan laporan.

Bidang merah - tanggal. Di lapangan hijau, taruh satu jika hari itu adalah hari libur. Di sel T2 kita taruh satu jika absen dibuat sebulan penuh.

Sekarang mari kita tentukan berapa hari kerja dalam sebulan. Kami melakukan ini di bidang operasional. Di sel yang diinginkan, masukkan rumus \u003d COUNTIF (D3: R4; ""). Fungsi COUNTIF menghitung jumlah sel yang tidak kosong dalam rentang yang ditentukan dalam tanda kurung.

Kami memasukkan secara manual nomor seri, nama lengkap, dan spesialisasi karyawan organisasi. Ditambah nomor personel. Kami mengambil informasi dari kartu pribadi karyawan.

Mengotomatiskan timesheet dengan rumus

Lembar pertama formulir berisi simbol untuk pembukuan jam kerja, angka dan huruf. Inti dari otomatisasi dengan menggunakan Excel adalah jumlah jam yang ditampilkan saat penunjukan diperkenalkan.

Misalnya, mari kita ambil opsi berikut:

• Di akhir pekan;
• I - kehadiran (hari kerja);
• OT - liburan;
• K - perjalanan bisnis;
• B - cuti sakit.

Mari kita gunakan fungsi "Pilih" terlebih dahulu. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengatur nilai yang diinginkan di dalam sel. Pada tahap ini kita membutuhkan kalender yang telah disusun di Operator Field. Jika ada hari libur pada suatu tanggal, "B" muncul di kartu laporan. Pekerja itu adalah "aku". Contoh: \u003d PILIHAN (D $ 3 + 1; "I"; "B"). Cukup memasukkan rumus dalam satu sel. Kemudian "kaitkan" ke sudut kanan bawah dan tahan di sepanjang garis. Ternyata seperti ini:

Sekarang kami akan memastikan bahwa orang-orang memiliki G8 pada hari-hari partisipasi mereka. Mari kita gunakan fungsi "Jika". Pilih sel pertama di baris di bawah legenda. "Sisipkan fungsi" - "Jika". Argumen fungsi: ekspresi logis - alamat sel yang diubah (sel di atas) \u003d \u200b\u200b"B". "Jika benar" - "" atau "0". Jika hari ini benar-benar hari libur - 0 jam kerja. "Jika salah" - 8 (tanpa tanda kutip). Contoh: \u003d IF (AW24 \u003d "B"; ""; 8). Kami "mengambil" sudut kanan bawah sel dengan rumus dan mengalikannya ke seluruh baris. Ternyata seperti ini:

Anda perlu melakukan pekerjaan yang sama untuk paruh kedua bulan ini. Cukup menyalin rumus dan mengubah sel yang dirujuknya. Hasil pekerjaan:

Sekarang mari kita rangkum: mari kita hitung jumlah kehadiran setiap karyawan. Rumus "COUNTIF" akan membantu. Rentang untuk analisis adalah keseluruhan rangkaian yang ingin kita dapatkan hasilnya. Kriterianya adalah keberadaan di sel huruf "I" (kehadiran) atau "K" (perjalanan bisnis). Contoh: ... Hasilnya, kami mendapatkan jumlah hari kerja untuk karyawan tertentu.

Mari kita hitung jumlah jam kerja. Ada dua cara. Menggunakan fungsi "Sum" - sederhana, tetapi tidak cukup efektif. Lebih sulit, tetapi lebih dapat diandalkan - menggunakan fungsi COUNTIF. Rumus contoh: ... Di mana AW25: DA25 adalah rentang, sel pertama dan terakhir dari rangkaian dengan jumlah jam. Kriteria untuk hari kerja ("I") - "\u003d 8". Untuk perjalanan bisnis - "\u003d K" (dalam contoh kita, 10 jam dibayar). Hasil setelah memasukkan rumus.

Untuk mencatat dan keberadaan karyawan suatu organisasi atau pengusaha dalam produksi, digunakan lembar waktu dalam bentuk T-13 setiap hari, dan jika mereka tidak ada, ditetapkan alasannya, yang juga tercermin dalam dokumen. Digunakan oleh karyawan departemen SDM atau akuntansi berdasarkan data keberadaan karyawan, yang disampaikan oleh pimpinan. Berikut adalah formulir untuk mengunduh.

Lembar waktu adalah salah satu dokumen utama yang menjadi dasar pembentukan gaji karyawan, terutama yang dibebankan untuk jam kerja sebenarnya. Dokumen tersebut mencatat informasi tentang kehadiran karyawan di tempat kerja, perjalanan bisnis, liburan, cuti sakit, termasuk fakta ketidakhadiran di tempat kerja dan ketidakhadiran.

Pada jadwal yang baik, Anda perlu menyusun dan mengirimkan ke departemen akuntansi 2 kali sebulan, satu untuk paruh pertama bulan untuk menghitung uang muka, dan yang lainnya untuk menghitung bagian utama. Tidak semua orang melakukan hal ini, tetapi masih ada seluk-beluk saat menghitung uang muka, bahkan jika gaji dihitung berdasarkan jam kerja sebenarnya.

Template absensi untuk diunduh di eksel

Mengisi formulir

Lembar waktu disimpan oleh orang yang berwenang dan diserahkan ke departemen akuntansi. Ada dua cara untuk mengisi:

• Opsi nomor 1 - Lembar diisi setiap hari, berisi semua kehadiran dan ketidakhadiran karyawan.
• Opsi # 2 - Hanya penyimpangan dari norma yang diisi, yaitu hanya ketidakhadiran, penundaan, dll. yang dicatat.

Tabel kode utama untuk mengisi formulir absen

Kode pembayaran dasar

• Tahun 2000 dimasukkan dalam kasus pembayaran gaji dan tunjangan perjalanan.
• 2012 - setelah pembayaran gaji liburan.
• 2030 - pembayaran cuti sakit.

Baca juga:

Contoh Peraturan Perjalanan Bisnis 2015

Lembar waktu pengisian sampel T-13

Anda tidak akan mengalami kesulitan khusus saat mengisi absen, ini sangat sederhana, Anda hanya perlu mengetahui kode dan data karyawan. Hal ini dilakukan seperti pada contoh yang diisi sesuai dengan Opsi No.1, Opsi No. 2 juga akan dituliskan, hanya kode absensi yang tidak akan dicantumkan, melainkan ada sel kosong, akhir pekan dan deviasi diisi, serta lamanya waktu pengerjaan.

Kolom 1 berisi nomor urut catatan, dan di kolom 2 - nama lengkap karyawan dan posisinya.

Di kolom 3, nomor personel dimasukkan.

Pada kolom 4 diisi data untuk bulan tersebut dengan menggunakan kode huruf untuk masing-masing pegawai. Untuk melakukan ini, kode alfabet diletakkan di sel atas, dan di sel bawah, jumlah waktu kerja, dengan jadwal 5/2, itu akan menjadi hari kerja 8 jam. Perhitungan dilakukan untuk paruh pertama bulan itu dan untuk yang kedua, data dicatat di Kolom 5, dan totalnya - di Kolom 6.

Kolom 7-9 perlu untuk memasukkan data yang menjadi dasar penghitungan upah dengan benar.

Di kolom 7, kode pembayaran dimasukkan, di kolom 8 - akun akuntansi, yang mencerminkan biaya upah, dalam hal ini akun 44 ditunjukkan, tetapi mungkin ada akun lain, tergantung pada sistem alokasi biaya.

Pada kolom 10-13 dimasukkan data ketidakhadiran karyawan.

Kemungkinan situasi non-standar saat mengisi formulir

Sakit saat liburan

Apabila karyawan sakit selama masa cuti pendaftaran tahunan dan membawa cuti sakit, maka perlu dicantumkan di rapor (B) untuk hari-hari yang ditentukan, bukan libur (OT), dan cuti diperpanjang selama cuti sakit.

Apabila karyawan tidak kembali dari cuti tetapi jatuh sakit, maka pada hari ketidakhadirannya diberhentikan sementara (NN), dan setelah penyerahan dokumen pendukung berubah menjadi (B).

Pendaftaran hari libur selama liburan karyawan

Jika seorang karyawan mengambil cuti, dan selama periode tersebut, sesuai dengan kalender produksi, hari libur, maka perlu menempatkan (B) pada hari libur. Misalnya, jika karyawan sedang libur dari 10 Juni hingga 17 Juni, dan 12 Juni adalah hari libur nasional, kami mengganti kode (OT) pada hari itu dengan (B). Hari seperti itu tidak akan dimasukkan dalam periode liburan berbayar.

Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia (Pasal 91) menetapkan kewajiban majikan untuk menyimpan catatan waktu kerja karyawan. Untuk itu, ada penyatuan formulir time sheet 2019 (TURV) yang disahkan oleh Keputusan Badan Pusat Statistik 01/05/2004 No. 1. Penggunaan formulir tersebut tidak wajib, sehingga pengusaha bisa mengembangkan sendiri. Formulir No. T-13 paling sering digunakan, karena digunakan untuk pemrosesan otomatis kredensial. Di bawah ini adalah formulir time sheet 2019.

Perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia tanggal 30 Maret 2015 No. 52n menyetujui formulir OKUD 0504421 untuk digunakan oleh otoritas negara (badan negara bagian), otoritas lokal, badan pengelola dana ekstra-anggaran negara, institusi negara bagian (kota). Urutan yang sama menentukan prosedur pengisian dan penerapannya. Kami menawarkan Anda untuk memilih yang sesuai dan mengunduh lembar waktu (formulir sederhana).

Formulir T-12

Formulir T-13

Formulir OKUD 0504421

Bagaimana mencatat jam kerja

Untuk berapa pun lamanya hari kerja, terlepas dari mode yang ditetapkan, jam kerja dapat direfleksikan dalam tabel akuntansi dalam dua cara:

• dengan metode pendaftaran kehadiran dan ketidakhadiran di tempat kerja secara terus menerus;
• dengan mendaftarkan penyimpangan saja (tidak ada pertunjukan, lembur, dll.).

Jika durasi hari kerja (shift) tidak berubah, maka hanya penyimpangan yang dapat dicatat, karena ketentuan kontrak kerja atau peraturan ketenagakerjaan internal menentukan jumlah jam kerja untuk setiap hari kerja.

Dalam kasus ketika jumlah jam kerja pada hari yang berbeda (shift) mungkin berbeda, misalnya, dalam penghitungan jam kerja yang diringkas, metode registrasi berkelanjutan harus digunakan. Ini akan memungkinkan, setelah akhir periode akuntansi, untuk mengidentifikasi kemungkinan kerja lembur, serta untuk menyesuaikan keterlibatan lebih lanjut karyawan dalam pekerjaan dalam batas durasi jam kerja yang ditetapkan untuk kategori ini.

Catatan dalam absen tentang alasan tidak hadir untuk bekerja, kerja paruh waktu atau atas inisiatif karyawan atau pemberi kerja, pengurangan jam kerja, dll. Dibuat berdasarkan dokumen yang dibuat dengan benar (sertifikat ketidakmampuan untuk bekerja, sertifikat pemenuhan tugas negara atau publik , peringatan tertulis tentang sederhana, lamaran untuk kombinasi pekerjaan, persetujuan tertulis dari karyawan dalam kasus yang ditetapkan oleh hukum, dll.).

Cara mengisi kalender (absen) jam kerja tahun 2019

Saat menyusun, perlu dipandu oleh Instruksi untuk aplikasi dan pengisian formulir dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya, disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 05.01.2004 No.1 (selanjutnya - Instruksi). Dalam hal ini, mereka digunakan. Jadi, ketika mencerminkan jumlah waktu kerja, kode alfabet (Y) atau digital (01) diletakkan di depan nama belakang karyawan, dan durasi kerja ditunjukkan di baris bawah. Jika pekerjaan sesuai jadwal jatuh pada malam hari, maka dimungkinkan untuk melengkapi formulir dengan kolom untuk menunjukkan detail yang diperlukan.

Contoh pengisian formulir OKUD 0504421

Siapa yang mengisi absen

Lembar waktu, formulir kosong yang bisa Anda unduh di atas, diisi oleh orang yang berwenang. Jika TURV dilakukan secara terpisah untuk setiap divisi organisasi, maka disarankan, saat menunjuk orang yang bertanggung jawab, untuk mengeluarkan perintah yang menunjukkan posisi, nama belakang, nama, patronimik karyawan yang bertanggung jawab untuk menyusun absensi untuk setiap unit struktural, dan orang yang menggantikannya selama ketidakhadirannya.

Contoh pesanan untuk penunjukan penanggung jawab

Akhir pekan dan hari libur di rapor 2019

Mereka tercermin sesuai dengan, di mana semua hari libur yang ditetapkan dan penundaannya diperhitungkan sesuai dengan Keputusan Pemerintah. Hari libur untuk berbagai kategori karyawan bervariasi tergantung pada jadwal kerja yang ditetapkan untuk mereka. Kode akuntansi akhir pekan dalam dokumen bisa berbeda. Itu tergantung pada bagaimana organisasi membayar untuk hari-hari ini, dan atas dasar apa mereka diberikan.

Hari libur sesuai dengan jadwal karyawan ditunjukkan dengan kode alfabet (B) atau digital (26). Itu tidak mempengaruhi upah yang ditetapkan.

Jika atas prakarsa perusahaan, karyawan mendapat tambahan hari libur, dan perusahaan mengurangi upah per bulan, maka karyawan menerima gaji penuh, dan hari-hari ini tidak dibayar oleh perusahaan. Untuk hari-hari seperti itu, rapor memberikan kode alfabet (B) atau numerik (26).

Kasus lain ketika perusahaan menetapkan hari libur tambahan - karyawan cuti untuk akhir pekan, dan perusahaan membayar rata-rata untuk hari-hari ini. Ternyata untuk hari-hari kerja, pekerja menerima gaji, dan untuk akhir pekan yang dibayar tambahan - gaji rata-rata. Untuk kasus seperti itu, rapor memberikan kode alfabet (OB) atau numerik (27).

Periode retensi lembar waktu

Tabel catatan semacam itu adalah dokumen tentang personel yang berkaitan dengan organisasi tenaga kerja, yang Art. 22.1 Undang-Undang Kearsipan ditetapkan suatu masa penyimpanan khusus yaitu:

• lima tahun dari akhir tahun pembuatannya, jika hanya karyawan yang bekerja dalam kondisi kerja normal yang dimasukkan ke dalam rapor;
• 50 tahun sejak tanggal pembuatan TURV, jika memperhitungkan pekerjaan karyawan yang terlibat dalam pekerjaan berbahaya atau berbahaya.

Akuntansi dan pajak

Berdasarkan data yang ditentukan dalam tabel, departemen akuntansi menghitung upah dan berbagai tunjangan. Selain itu, data ini memengaruhi pembayaran pajak. Mari kita perhatikan risiko utamanya.

Saat melewati pemeriksaan pajak, termasuk untuk pajak penghasilan, perusahaan harus memberikan data yang dapat diandalkan tentang jumlah hari kerja dan jam kerja setiap karyawan untuk memastikan kebenaran tagihan. Jika ditemukan pelanggaran, jumlah pajak penghasilan yang disebutkan dalam laporan akan dianggap tidak benar, sehingga akan dikenakan sanksi.

Dari pendapatan karyawan, organisasi sebagai agen pajak harus mengetahui apakah orang tersebut adalah wajib pajak Federasi Rusia agar dapat menggunakan tarif pajak yang benar dalam penghitungan. Ini adalah kartu laporan yang akan dapat mengkonfirmasi lokasi sebenarnya dari karyawan di negara tersebut. Fitur ini harus diperhitungkan secara khusus oleh pemberi kerja yang mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis ke Belarus atau Kazakhstan, karena ketika melintasi perbatasan ini, tidak ada tanda yang dibuat di paspor warga negara. Jika terjadi situasi perselisihan, perusahaan akan dapat membuktikan bahwa mereka menerapkan tarif yang benar, dipotong dan pajak penghasilan pribadi yang masih harus dibayar secara penuh.

Pengisian absensi yang benar menjamin kemampuan FSS untuk mengurangi biaya cuti sakit, karena tidak mungkin untuk memastikan secara resmi jumlah hari kerja, yang sangat penting dalam menghitung jumlah ini.

Setiap organisasi harus menyimpan catatan ketersediaan karyawan di tempat kerja mereka setiap hari; untuk ini, departemen personalia menggunakan formulir terpadu dalam bentuk T-13. Ini memungkinkan Anda untuk mencatat kehadiran, keterlambatan dan ketidakhadiran mereka, alasan yang mungkin timbul karena berbagai alasan, baik yang valid maupun yang tidak valid. Berdasarkan data absensi pada akhir bulan, bagian akuntansi menghitung gaji karyawan, terutama karyawan yang gajinya dibentuk berdasarkan waktu berada di tempat kerja.

Timesheet memainkan peran penting dalam pekerjaan perusahaan, mulai dari mencatat kehadiran karyawan di tempat kerja, hingga menghitung gaji mereka. Untuk setiap acara, kode khusus telah dimasukkan, yang dapat mencerminkan waktu hari kerja, sakit, perjalanan bisnis, liburan, termasuk keterlambatan dan ketidakhadiran karyawan di tempat kerja. Selain itu, dokumen ini memungkinkan Anda melacak norma minggu kerja dan membuat penyesuaian tertentu pada alur kerja.

Jadi, berdasarkan lembar data, manajer dapat membuat keputusan tertentu untuk mengubah minggu kerja karyawan, jika terjadi terlalu banyak kerja, hal ini sering terjadi dengan jadwal yang mengambang atau penggantian karyawan yang sakit. Juga, berdasarkan lembar data, Anda dapat membuat keputusan, baik tentang bonus dan insentif untuk karyawan, dan tentang de-bonus dan pengenaan denda.

Harap dicatat bahwa bagian pertama dari absen, untuk paruh pertama bulan itu, diserahkan ke departemen akuntansi untuk menghitung pembayaran uang muka untuk gaji, dan berdasarkan absen yang lengkap, kalkulasi penuh gaji dibuat.

Contoh pengisian lembar waktu

Rapor dapat diisi dengan dua cara, Anda harus memilih salah satu yang paling nyaman dan mudah dimengerti:

1. Data dimasukan harian - form berisi data absensi karyawan bekerja dan absensi, jika ditemukan fakta seperti itu.
2. Data yang dimasukkan ke dalam formulir hanya jika terjadi penyimpangan dari nilai yang dibakukan, misalnya jika seorang karyawan tiba-tiba tidak masuk kerja, dalam hal ini dicatat ketidakhadirannya.

Legenda di kartu absen

Kode jenis upah di lembar waktu

• Gaji dan tunjangan perjalanan - 2000
• Remunerasi untuk karyawan di bawah kontrak sipil (tidak termasuk royalti) - 2010
• Pembayaran liburan - 2012
• Pembayaran untuk ketidakmampuan sementara untuk bekerja - 2300

Formulir pengisian sampel t-13

Mengisi lembar waktu tidak terlalu sulit, untuk ini Anda memilih opsi akuntansi yang sesuai untuk Anda dan meletakkan data dan kode yang sesuai:

• DI "Kolom 1" nomor seri berikutnya harus ditunjukkan.
• DI "Kolom 2" - Data pribadi setiap karyawan organisasi, sesuai dengan, jabatan dan nama lengkap.
• "Kolom 3" berisi nomor personel karyawan.
• DI "Kolom 4" menggunakan kode huruf untuk setiap karyawan, data untuk setiap hari budak dimasukkan, kode yang sesuai ada di sel atas, dan durasi pekerja ditunjukkan di sel bawah. Jadi jika jadwal 5/2 ditetapkan, maka hari kerja 8 jam, dan hari kerja dengan jadwal 2/2 menjadi 11 jam. Data untuk paruh pertama bulan dan paruh kedua dimasukkan ke kolom terpisah. Atas - untuk yang pertama, dan di bawah untuk paruh kedua. Jika terjadi terlalu banyak kerja, pemberi kerja harus memberi kompensasi kepada karyawan untuk waktu kerja yang berlebihan baik secara tunai atau dengan waktu istirahat.
• DI "Kolom 5" Total jam kerja ditunjukkan secara terpisah untuk paruh pertama, dan secara terpisah untuk paruh kedua setiap bulan.
• "Kolom 6" berisi nilai total jam kerja (jumlah kolom 5).
• DI "Kolom 7" data tentang kode upah dimasukkan.
• "Kotak 8" berisi data tentang akun akuntansi untuk mencerminkan biaya gaji.
• Kolom 10-13 digunakan untuk memperhitungkan ketidakhadiran karyawan, menunjukkan kode yang sesuai dan jumlah hari.

Situasi non-standar

Cuti tidak dibayar

Menurut undang-undang, jenis liburan berikut dapat dibedakan:

• Untuk alasan keluarga - "LAKUKAN"
• Cuti tanpa bayaran, asalkan sesuai dengan Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia, misalnya, pada kesempatan pernikahan - "OZ"
• Berdasarkan keputusan tentang kesepakatan bersama atau keputusan industri - "DB"

Jika ada hari libur selama liburan

Jika ada hari libur selama jatah libur, sesuai dengan kalender produksi tahun berjalan, tidak diberi kode “B”. Jadi, misalnya jika seorang karyawan pergi berlibur dari 9-16 Juni, dan selama periode ini ada libur nasional pada 12 Juni, maka sebagai ganti kode (OT), Anda harus menulis kode “B”. Hari ini tidak termasuk dalam periode liburan berbayar.

Sakit selama cuti tahunan

Jika selama masa liburan karyawan tersebut menderita sakit dan diberikan cuti sakit sebagai penegasan, maka sebagai pengganti kode “Lembur” justru perlu menuliskan kode “B” sesuai dengan cuti sakit. Dalam hal ini, liburan akan diperpanjang selama sakit.

Bentuk terpadu T-13 adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai salah satu opsi pemeliharaan lembar waktu. Pertimbangkan apa saja fiturnya dan di mana menemukan formulir ini.

Saat formulir T-13 diterapkan

Setiap majikan wajib menyimpan catatan waktu kerja karyawannya (Pasal 91 Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia). Untuk ini dia dapat menggunakan bentuk apa pun yang sesuai dengan kekhasan mode operasinya, termasuk bentuk yang dikembangkan olehnya.

Ada 2 formulir yang disetujui oleh salah satu resolusi Komite Statistik Negara, yang dapat digunakan untuk tujuan penghitungan jam kerja baik tidak berubah atau dalam bentuk yang dimodifikasi:

• Formulir T-12, bagian pertama dibuat sebagai absen.
• Formulir T-13 yang notabene disebut dengan time sheet.

Formulir T-13 disetujui oleh keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 05.01.2004 No. 1. Anda dapat mengunduhnya di situs web kami.

Tabel bagian pertama dari formulir T-12 dan bentuk T-13 sangat mirip, tetapi ada juga perbedaannya:

• Data hari dalam sebulan terkait dengan karyawan tertentu dalam formulir T-12 disusun secara horizontal secara berurutan dari hari pertama hingga terakhir. Dalam bentuk T-13, terbagi menjadi 2 bagian (setengah bulan) yang berada di bawah satu sama lain.
• Memperhatikan fakta bahwa untuk setiap hari, selain jumlah jam kerja, alasan ada atau tidaknya karyawan di tempat kerja ditunjukkan, karena kekhasan membuat tabel pada formulir T-12, setiap orang memiliki 2 baris, dan dalam formulir T-13 - 4 baris.
• Di bagian akhir tabel formulir T-13 ada kolom yang tidak ada di formulir T-12. Mereka mencerminkan kode jenis upah dan akun akuntansi yang sesuai, di mana upah yang masih harus dibayar akan diperhitungkan.

Semua formulir ini dapat digunakan. Faktor penentu adalah fakta keberadaannya. Perhitungan penggajian yang benar tidak mungkin dilakukan tanpa absensi yang dapat diandalkan.

Persetujuan prosedur untuk memelihara formulir T-13

Prosedur pengisian formulir T-13 mungkin memiliki nuansa tersendiri untuk setiap pemberi kerja tertentu, sehingga disarankan untuk memperbaikinya dalam dokumen yang sesuai (instruksi atau manual). Refleksi di dalamnya membutuhkan poin-poin berikut:

• Penunjukan orang yang bertanggung jawab (atau bertanggung jawab) untuk menjaga absensi.
• Kebutuhan untuk menjaga timesheet terpisah untuk departemen.
• Persetujuan kode tambahan untuk keluar atau absensi.
• Persetujuan urutan refleksi data di rapor: semua fakta ada / tidak ada atau hanya absensi.
• Penentuan urutan refleksi data keluar / kegagalan dalam situasi sulit atau non-standar.

Mengisi formulir T-13

Bagian tajuk dari formulir T-13 berisi informasi tentang pemberi kerja (nama, kode OKPO, nama departemen), nomor dan tanggal dokumen, dan periode pembuatannya.

Dasar untuk memasukkan seorang karyawan di absen adalah perintah untuk mempekerjakannya, dan untuk pengecualian - perintah pemecatan. Data nama lengkap masing-masing karyawan ditunjukkan secara lengkap. Semua alasan ketidakhadiran harus didokumentasikan.

Saat mengisi data untuk orang tertentu di baris atas ke-1 dan ke-3 dari baris teratas, kode alfabet atau numerik menunjukkan alasan ada / tidaknya, dan di baris di bawahnya (ke-2 dan ke-4) - jumlah jam kerja. Untuk data tentang ketidakhadiran di baris yang dialokasikan untuk jumlah jam, baik nol diletakkan, atau tidak ada yang ditetapkan. Hari tambahan untuk bulan tertentu dicoret dengan "X". Akhir pekan ditandai dengan huruf "B". Lamanya hari kerja normal yang ditunjukkan dalam lembar waktu harus sesuai dengan jumlah jam yang ditetapkan dalam kontrak kerja karyawan atau ditentukan oleh undang-undang (misalnya, untuk hari-hari sebelum libur yang dipersingkat). Durasi kerja lembur ditentukan atas perintah pemberi kerja.

Untuk jenis ketidakhadiran yang diperhitungkan dalam hari kalender (liburan, cuti sakit), diberi tanda secara terus menerus, yaitu. termasuk di akhir pekan. Keberangkatan / kedatangan pada hari libur terkait dengan perjalanan bisnis ditandai sebagai hari perjalanan bisnis.

Anda dapat mengunduh contoh pengisian formulir T-13 untuk hari kerja 8 jam dengan 40 jam kerja seminggu di situs web kami.

Dalam contoh ini, pekerjaan akhir pekan sedang berlangsung. Itu dilakukan atas perintah kepala dengan persetujuan karyawan. Perintah tersebut harus menunjukkan bagaimana hari ini akan dibayar: baik dalam jumlah dua kali lipat (Pasal 153 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia), atau dengan memberikan cuti pada hari kerja.

Di mana mendapatkan kode untuk formulir T-13

Kode kehadiran / absen yang paling umum digunakan (alfabet dan numerik) terdapat pada lembar pertama formulir T-12. Jika perlu, Anda dapat mengembangkan penambahan padanya atau tabel kode tersebut milik Anda sendiri.

Untuk tujuan komparabilitas data, lebih bijaksana untuk menggunakan kode yang diberikan dalam Lampiran 1 atas pesanan Layanan Pajak Federal Rusia No. ММВ-7- tanggal 10.09.2015 sebelas/ [email dilindungi] Kode dari aplikasi ini digunakan saat mengisi formulir 2-NDFL.